Классификация бухгалтерских документов

Для отражения различных сторон хозяйственной деятельности на предприятии применяются самые разнообразные формы и виды документов. Правильному составлению документов и использованию в учете помогает их классификация.

Таблица 2 – Классификация документов

Признак классификации Классификационная группа
1. По назначению 1.1 Распорядительные документы содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции (доверенность на получение материальных ценностей, чек на получение наличных денег на расчетном счете и т. д.). В них нет информации подтверждающие факт совершения хозяйственной операции.   1.2 Оправдательные или исполнительные документы составляются в момент свершения хозяйственной информации и представляют собой первый этап их учетной регистрации (товарно – транспортная накладная; приходный кассовый ордер и т. д.).   1.3 Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для упрощения и технической подготовки к дальнейшему отражению в учете операций, зафиксированных в распорядительных или оправдательных документах. Они не имеют самостоятельного значения, т. е. без распорядительных и оправдательных документов не могут служить основанием для совершения операции или подтверждением её совершения (накопительная ведомость для группировки однородных хозяйственных операций).
Продолжение таблицы 2.
  1.4 Комбинированные документы содержат признаки и выполняют функции двух или трех типов документов. Их применение позволяет значительно сократить количество записей, облегчить и ускорить процесс бухгалтерской обработки (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость)
2. По месту составления 2.1 Внешние документы поступают на предприятие от других, связанных с ним юридических лиц (платежное требование поставщика). 2.2 Внутренние документы составляются должностными лицами самого предприятия по совершенным им хозяйственным операциям (платежное требование к покупателю).
3. По порядку составления 3.1 Первичные документы – отражают совершившуюся хозяйственную операцию (приходные или расходные ордера, платежные требования и т.д.). 3.2 Сводные документы составляются на основании нескольких ранее оформленных первичных документов с целью их группировки и обобщения (отчет кассира – операциониста, выписка банка с расчетного счета и т. д.).
4. По способу использования и по охвату хозяйственных операций 4.1 Разовые документы применяются для регистрации одной или нескольких операций, записываемых в документ одновременно (приходные и расходные кассовые ордера; накладные и т. д.). 4.2 Накопительные документы применяются для регистрации однородных операций, периодически повторяющихся в течение определенного периода. Их использование значительно сокращает количество выписываемых документов, упрощает технику их обработки (лимитно-заборная карта)
5. По количеству отражаемых объектов 5.1 Однопозиционные (или однострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую один вид материальных ценностей, запись в них делается одной строкой. 5.2 Многопозиционные (или многострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую несколько видов материальных ценностей, запись в них делается несколькими строками.
6. По степени использования вычислительной техники 6.1 Документы, выписываемые от руки. 6.2 Документы, оформленные с помощью ЭВМ.
7. По виду носителей информации 7.1 Бумажные документы – документы выписываемые на бумаге. 7.2 Безбумажные документы, существующие в виде электронных таблиц, хранящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных дисках, лентах и т. д.

6.3: Основные требования, предъявляемые к документам.

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов регламентируется Законом о бухгалтерском учете и отчетности РБ. Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в нем были все сведенья, необходимые для исчерпывающего представления о свершившейся операции, а также обладать доказательной силой. Эти сведенья являются составными элементами документа и называются его реквизитами.К числу реквизитов, обязательных для каждого вида документов, относятся:

- название документа и его номер;

- дата и место составления;

- содержание хозяйственной операции и основание её осуществления;

- измерители операции в натуральном и денежном выражении;

- должности, фамилия, имя, отчество, подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность её оформления.

В некоторых документах указывают также адреса сторон, участвовавших в совершении операции, а подписи лиц заверяются печатью предприятия. В зависимости от особенностей хозяйственной операции возможно наличие и других реквизитов.

Порядок заполнения первичных документов и сроки сдачи их в бухгалтерию регламентированы должностными инструкциями материально ответственных лиц.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяются по форме и по существу. В ходе формальной проверки бухгалтер обращает внимание на наличие в документе всех необходимых реквизитов, на подлинность подписей лиц, участвовавших в составлении документа, арифметическую проверку точности произведенных в документе расчетов, на отсутствие подчисток, помарок, не оговоренных исправлений.

Проверка по существу предполагает установление законности и экономической целесообразности совершенной хозяйственной операции.

За достоверность содержащейся в документе информации, а также за правильность его составления несут ответственность лица, подписавшие документ. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридическую силу и, следовательно, не могут служить основанием для записи в бухгалтерском учете. Поэтому их либо возвращают материально ответственным лицам для дооформления, либо оставляют в бухгалтерии и немедленно сообщают руководителю предприятия для привлечения виновных лиц к ответственности.