Классификация бухгалтерских документов

Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

· по назначению;

· по содержанию хозяйственных операций;

· по объему отраженных в них операций;

· по способу использования;

· по числу учитываемых операций;

· по месту составления;

·

 
  Классификация бухгалтерских документов - №1 - открытая онлайн библиотека

по способу заполнения.

Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

· организационно-распорядительные;

· оправдательные (исполнительные);

· комбинированные;

· документы бухгалтерского оформления.

Классификация бухгалтерских документов - №2 - открытая онлайн библиотека

К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

3.3. Унифицированные формы первичной
учетной документации

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах»[5] Госкомстат РФ по согласованию с Минфином РФ и Минэкономики РФ утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.

Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом РФ.

Формы первичной учетной документации Нормативный акт, которым утверждены формы
По учету кадров Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1
По учету основных средств Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7
По учету нематериальных активов Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а
По учету материалов Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а
По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а
По учету кассовых операций Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88
По учету результатов инвентаризации Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88
По учету работ в капитальном строительстве Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а Постановление Госкомстата РФ от 11.11.1999 № 100
По учету работы строительных машин и механизмов Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78
По учету работ в автомобильном транспорте Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78
По учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132
По учету торговых операций (общие) Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132
По учету торговых операций при продаже товаров в кредит Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132
По учету торговых операций в комиссионной торговле Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132
По учету операций в общественном питании Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132
По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения Постановление Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66
По учету сельскохозяйственной продукции и сырья Постановление Госкомстата РФ от 29.09.1997 № 68


Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации.

Формы унифицированных документов приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также – для обработки вручную. В формах исключены дублирующие реквизиты, зоны расположения показателей, подлежащих машинной обработке, очерчены утолщенными линиями, используются форматы бланков по ГОСТ 9327-60 – А3 (297 х 420); А4 (210 х 297); А5 (148 х 210). Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.

В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование документа (формы);

· код формы;

· дату составления;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;

· личные подписи и их расшифровки.

Формы таких документов могут являться отдельным приложением к учетной политике организации на соответствующий год и утверждаться отдельным приказом (распоряжением) руководителя организации.

Понятие документооборота

Документооборот – движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Документооборот, организованный по графику:

· позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь – от оформления и проверки до обработки;

· способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

· повышает производительность труда счетных работников;

· способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;

· способствует повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ;

· повышает эффективность всей учетной работы организации.

 
  Классификация бухгалтерских документов - №3 - открытая онлайн библиотека

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота устанавливается:

- перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

- круг лиц, которые обращаются с первичными документами;

- кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);

- рабочая схема действующих отделов организации;

- порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (бухгалтерии);

- график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий свое-временно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.

В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Приложение к Положению о документах

и документообороте в бухгалтерском учете,

утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105

Пример графика документооборота
по предприятию

Утвержден

приказом № _____ от _______

Наименование документа Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив
количество экземпляров ответственный за выписку ответственный за оформление ответственный за исполнение срок исполнения ответственный за проверку кто представляет порядок представления срок представления кто исполняет срок исполнения кто исполняет срок передачи
требование цех ОМТС, бухгалтерия склад Ежедневно (до час.) бухгалтерия 1 экз. – цех 2экз. – склад при отчете при реестре ежедневно (до часов) бухгалтерия ежедневно бухгалтерия по истечении квартала
                             

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.