Корпоративный клиент больше чем клиент

Корпоративные клиенты отличаются от частных посетителей гостиницы и принципы работы с ними должны различаться. Здесь необходимы: грамотная работа с базами данных, умелый поиск корпоративных клиентов, установление с ними длительных, партнерских отношений, анализ их потребностей, управление процессом общения с ними, выявление уникальных потребностей каждого корпоративного клиента гостиницы. Для любого ключевого корпоративного клиента необходимо разработать индивидуальный план его развития и ведения, критерии успешных отношений с ним. Гостинице важно быть надежным партнером в таких взаимоотношениях.
Рынок делового туризма
Рынок MICE клиентов (MICE – Meetings, Incentives, Conferences, Events – с англ. – встречи, переговоры, конференции, события) в последние годы активно развивается во всем мире, в том числе, и в России. И большинство гостиниц должно быть заинтересовано в привлечении таких посетителей. Различные деловые, корпоративные, событийные поездки, конгрессный туризм – все это приносит прибыль. И компании охотно заключают с гостиницами договора на корпоративное обслуживание таких групп и гостей. Гостиницы, в свою очередь, могут получать доходы сразу от нескольких источников: проживание корпоративных гостей, питание, транспортное обслуживание, экскурсии, телефония и Интернет, проведение (если площади гостиницы позволяют) в своих бизнес-центрах конференций и переговоров, корпоративных банкетов. И здесь важна гибкая ценовая политика предприятий, чтобы правильно определять, как работать с тем или иным корпоративным клиентом.
Корпоративные клиенты, по мнению экспертов рынка, стали в последние годы избирательнее, требовательнее и разборчивее. И если раньше их устраивало только проживание и питание, то теперь необходим грамотно составленный пакет с целым набором разнообразных услуг. Бюджет в компаниях, выделяемый на деловые поездки, стал формироваться более тщательно, поэтому, возросли и требования к гостиницам.
Стало проводиться достаточно много различных деловых программ и в регионах России, которые начали обрастать развитой деловой инфраструктурой. Проведение деловых мероприятий требует от всего персонала четкой и грамотной работы, слаженности всей команды и соблюдения стандартов работы с корпоративными клиентами. Поэтому, ориентация на подобных клиентов требует высокого качества работы.
Наиболее активны на рынке MICE компании из следующих сфер бизнеса: страховые, фармацевтические, нефтяные, финансовые, автомобильные, информационные. Достаточно много среди корпоративных клиентов – представителей среднего бизнеса. Согласно статистическим данным, именно корпоративные клиенты дают порой гостинице до 50% от всех доходов. Поэтому, для таких клиентов необходимо предусматривать и дополнительные скидки на услуги.

Что надо знать о клиенте
Определимся, какую информацию необходимо знать о каждом корпоративном клиенте:
С какими целями приезжают в данный город представители той или иной компании.
Корпоративные стиль, культура, стандарты компании-клиента.
Если компания проводит в гостинице деловое мероприятие – то бюджет, выделенный на данное мероприятие, его цели, количество участников.
Проводить оценку маркетинговых акций.
Контактное лицо в компании, осуществляющее все деловые контакты с гостиницами.
Корпоративной базой необходимо постоянно управлять и пополнять при помощи новых компаний-клиентов. В базе ведется вся история взаимодействия с данным клиентом. Должны быть единые формы отчетности, а источники информации о корпоративных клиентах – не противоречивыми.
Еще один важный принцип работы – различающийся подход к разным корпоративным клиентам. Здесь могут отличаться и предоставляемые скидки, и уровень бонусов, и количество услуг, предоставляемых отелем по договору и т.п.
Инструменты работы менеджеров по корпоративным клиентам – телефонные звонки и личные встречи с представителями компаний. Компетенции таких сотрудников гостиницы: хорошее знание корпоративного рынка, а также конкурентов; высокий уровень коммуникабельности; умение вести переговоры; понимание, как текущего, так и перспективного состояния компаний, с которыми они работают; применение ценовых механизмов; отличные навыки продаж; понимание построения рейтингов доходности компаний; умение разбираться в принципах управления доходностью и анализировать главные характеристики гостиничной доходности. Менеджеров по корпоративным клиентам надо постоянно тренировать при помощи разнообразных ролевых игр, тренингов, «мозговых штурмов». Это могут быть, как внутренние тренинги, так и внешние, с привлечением сторонних экспертов. Эффективная работа с корпоративными клиентами считается в техниках продаж «высшим пилотажем».
После получения информации о том или ином корпоративном клиенте, начинается предпродажная подготовка – ведение различных переговоров и составление коммерческого предложения клиенту. Далее, при личной встрече сделка завершается заключением договора. Все корпоративные продажи систематизируются и анализируются для выработки алгоритма более грамотной работы с корпоративными клиентами.
Как бороться за клиентов
На сегодняшнем гостиничном рынке – высокая конкуренция. Много отелей предлагают схожие пакеты услуг, поэтому так важны правильные методы привлечения корпоративных клиентов. Здесь имеют значение: скорость рассмотрения любой заявки от клиента. Следующий фактор – компетентность работников отдела продаж и ценовая стратегия гостиницы – достаточно гибкая, применительно к каждому клиенту. Тот, кто внимательнее всего слушает клиента, понимает его потребности и быстрее принимает решение – выигрывает на рынке в конкурентной борьбе. Корпоративные клиенты требуют индивидуальных решений по их программам.
Большой потенциал на сегодняшний день у компаний малого и среднего бизнеса потому, что крупных игроков не так уж и много. Для компаний малого и среднего бизнеса нужно выработать типовые предложения, но при этом гостиница должна быть готова их гибко поменять, приспособить под нужды той или иной компании. Из наметившихся тенденция гостиничного рынка – то, что средние компании также стремятся к VIP-обслуживанию: персональный менеджер, разнообразные бонусы и скидки при обслуживании сотрудников их компаний. И важно дорожить каждым клиентом, вне зависимости от величины компании.
Серьезным фактором в конкурентной борьбе за клиента является выполнение гостиницей своих предложений. Потому что, если в договоре прописан бесплатный трансферт, а гостиница внезапно включает его стоимость в счет, можно сказать, что этот клиент для гостиницы потерян. Едино разовую выгоду гостиница получит, но постоянного лояльного клиента – нет.

Вопрос

Процесс обслуживания гостей в гостиницах всех категорий имеет следующие этапы:

- Предварительный заказ мест в гостинице (бронирование);

- Прием, регистрация и размещение гостей;

- Предоставление услуг проживания и питания;

- Предоставление дополнительных услуг проживающим;

- Окончательный расчет и оформление выезда.

Предварительный заказ мест, регистрация при поселении, расчет за проживание и оказанные услуги, оформление выезда осуществляет служба приема и размещения. В состав этой службы могут входить дежурный администратор, портье, кассир и паспортистка. Во многих отелях эта служба имеет английское название «Reception».

Служба приема и размещения является первым подразделением, с которым знакомится гость, прибывая в отель. Впечатления, полученные от этого знакомства, во многом формируют отзывы гостей о качестве обслуживания в целом.

В соответствии с установленными правилами предоставления гостиничных услуг гостиницы должны обеспечить круглосуточное оформление потребителей, прибывающих в гостиницу и выезжают из него. Именно поэтому работа службы приема и размещения имеет переменный характер.

Функции службы приема и размещения

Основными функциями службы приема:

- Бронирование мест в гостинице;

- Регистрация и размещение туристов;

- Оформление расчетов при выезде гостя, предоставление различной информации.

Должностные обязанности работников службы приема, а также навыки и знания, необходимые для их выполнения, определяются профессиональными стандартами.

Служба приема и размещения должна обеспечивать максимальную загрузку гостиницы, предотвращая простои. При регистрации и оформлении выезда работники службы осуществляют расчет за проживание в гостинице и дополнительные услуги. При выписке проверяют счет гостя, уточняют все его расходы за время проживания и принимают оплату. Большое значение имеет контроль за выездом, чтобы не допустить отъезда гостей, которые не уплатили по счету. Дежурный администратор, начиная работу, должен пересмотреть журнал с записями предыдущей смены. В нем фиксируется информация о том, что произошло за смену, о потребностях гостей, обратившихся в службу в этот промежуток времени, но не удовлетворенных по каким-либо причинам. Перед началом работы необходимо также просмотреть информацию о наличии свободных мест и заявки на текущие сутки. В обязанности администратора входит также и учет использования номерного фонда.

Обязанностью дежурного администратора является сохранение и выдача ключей от номеров по карте гостя, а также он должен отвечать на вопросы гостей о любой информации или получении услуги.

Дежурный администратор контролирует своевременную оплату видов услуг, получает плату за проживание при наличном расчете и составляет кассовые отчеты для бухгалтерии. Он также проверяет паспортные данные, правильность внесения их в регистрационную карточку, контролирует сроки действия визы.

Вопрос

К функциям службы бронирования относятся:

· прием заявок и их обработка;

· составление необходимой документации -- графиков заезда на каждый день (неделю, месяц, квартал, год), карты движения номерного фонда.

· Прием заявок осуществляется по телефону, факсу, телексу, по почте (письму или телеграмме), с помощью компьютерных систем бронирования. В каждой заявке должна содержаться следующая информация: дата и время заезда; примерная дата и время отъезда; число гостей;

· категория номера (люкс, апартамент, экономический класс, бизнес-класс);

· услуги в номере (наличие ванны, душа, телевизора, холодильника, сейфа, мини-бара и т.д.);

· услуги питания (только завтрак, полупансион, полный пансион); цена (при указании цены следует точно определить, за что платит гость, -- за все время пребывания, за один день пребывания, за каждого проживающего, только за размещение, за размещение и питание, за размещение и завтрак и т.п.);

· фамилия и инициалы того, кто будет оплачивать счет (или название организации);

· вид оплаты (наличная, безналичная, с использованием кредитной карточки);

· особые пожелания (заранее забронировать стол в ресторане, трансфер, возможность держать в номере животное и т.д.).

Организация, подающая заявку на бронирование, указывает также свои реквизиты (наименование, адрес, телефон, факс, номер счета в банке и т.д.).

В том случае, если гостиница может предоставить свои услуги по проживанию, организации должно быть направлено подтверждение заявки. В противном случае она должна послать отказ.

Подтверждение заявки -- это специальное уведомление о том, что гостю будет предоставлено размещение в гостинице. Обычно на уведомлении указываются номер подтверждения, дата предполагаемого прибытия и выбытия гостя, категория заказанного номера, количество гостей, количество кроватей и другие специально оговариваемые требования. Для того чтобы еще раз уточнить все детали размещения, а также исключить возникновение спорных вопросов, желательно, чтобы по прибытии в гостиницу уведомление было у гостя с собой.

Каждая заявка на бронирование и аннуляция заказа регистрируются в обязательном порядке. Если аннулированный заказ вовремя не зарегистрирован, велика вероятность того, что номер останется непроданным. Одной из особенностей гостиничного продукта как услуги является невозможность хранения. Если номер останется непроданным, то потенциальный доход от такой услуги потерян.

В своей деятельности гостиничные предприятия часто прибегают к гарантированному подтверждению заявок. Это означает, что они подтверждают бронирование только после получения от клиента соответствующих гарантий оплаты на случай, если клиент прибудет с опозданием или вообще не прибудет. Такими гарантиями прежде всего являются предоплата в размере 50 или 100 % стоимости суточного размещения или размещения в течение всего срока, а также информация о номере кредитной карточки клиента.

Служба бронирования занимается не только сбором заявок, но и изучает спрос на гостиничные услуги в тот или иной момент. На уровень спроса кроме сезонности могут влиять проходящие в данном регионе культурные или спортивные мероприятия (кинофестиваль, чемпионат страны и т.п.). Большое значение имеет также политическая обстановка в регионе, где находится гостиница. Не секрет, что в периоды политической нестабильности интерес туристов к региону значительно снижается из-за невозможности обеспечить безопасность пребывания. Учитывая все факторы, менеджеры отдела бронирования совместно с отделом маркетинга планируют деятельность гостиницы.

Иногда гостиничные комплексы применяют и двойное бронирование, как правило, это происходит либо в момент проведения массовых мероприятий, либо в пик сезона. Двойное бронирование -- это подтверждение о предоставлении мест в гостинице одновременно двум гостям на одну и ту же дату. Конечно, используя такой прием, администрация гостиницы идет на определенный риск. Такой прием оправдывает себя, если кто-то из клиентов аннулировал заявку. А как быть в том случае, если прибудут оба клиента? И в такой ситуации служба приема и размещения должна разместить клиента. При этом возможно использовать взаимные связи сблизрасположенными гостиницами, куда можно переадресовать клиента, или с фирмами, сдающими в аренду жилье, и т.п.

Вопрос

Самостоятельное бронирование гостиницы и порядок аннуляции брони

Использование сервиса бронирования «Бронипоезд» делает выбор гостиницы простым и быстрым занятием. Опытные консультанты подберут и предложат Вам варианты гостиниц, соответствующих Вашим пожеланиям. Самостоятельное бронирование номера в отеле или гостинице может отнять определенное время на поиск контактов выбранной Вами гостиницы, процесс дозвона до гостиницы, что, зачастую, не такая простая задача, а также на поиск сотрудника, в обязанности которого входит бронирование номеров и организация соответствующего документооборота.

Тем не менее, если Вы решили самостоятельно забронировать гостиницу или аннулировать уже существующую бронь, не воспользовавшись услугами компании «Бронипоезд» или другого оператора бронирования, имейте ввиду, что в каждой гостинице существует ряд правил, включая правила заезда и выезда, которые могут быть различными у разных гостиниц.
Обычно, бронирование осуществляется по телефону – это самый простой способ. В этом случае, скорее всего, будет достаточно назвать фамилию и имя клиента, без дополнительных данных. При этом, оплачивая проживание до своего приезда в гостиницу, Вы гарантированно будете заселены в забронированный номер, даже если опоздаете к назначенному времени.

Оплата проживания чаще всего может производиться различными способами, из которых Вы можете выбрать наиболее удобный для Вас. При этом если Вы решили продлить время проживания, необходимо сообщить об этом сотрудникам гостиницы заранее, поскольку Ваш номер уже может быть забронирован другим клиентом. Если это все-таки произошло, Вам обязательно предложат другие варианты размещения, если они есть.
Порядок аннуляции бронирования гостиницы также прост и одинаков практически для всех мест проживания. Вам достаточно направить факс или электронное письмо (по телефону обычно аннуляция брони не производится) с номером брони и дождаться подтверждения аннуляции. Однако помните, что если Вы уже произвели оплату проживания, за аннуляцию бронирования может взиматься штраф, размер которого зависит от количества дней, которые остались до заезда в гостиницу, а также от политики самой гостиницы.
Если во время пребывания в гостинице Ваши планы изменились, и Вы решили выехать из номера до истечения оплаченного Вами срока пребывания, иногда, гостиницы могут вернуть Вам деньги за оплаченные, но не использованные дни проживания. В любом случае, эту и другую информацию по данной теме лучше уточнять заранее, чтобы не переплачивать за проживание.

Вопрос

После того, как клиент турагентства принял решение о совершении поездки и выбрал наиболее приглянувшийся отель, тип питания, экскурсионную программу, дату выезда, наступает черед менеджера воплощать устные намерения в действительность. Для этого необходимо забронировать тур или тот пакет услуг, которые клиент заказал. Для этого Агент направляет заявку Туроператору. Заявка может быть принята через Интернет или посредством факсимильной связи. Необходимо заметить, что многие крупные туроператоры в последнее время поощряют бронирование через Интернет и в качестве бонусов повышают процент комиссионного вознаграждения. Интернет-бронирование имеет ряд преимуществ. Главное из них - реальное отражение наличия тех или иных услуг (свободных мест в отеле, самолете и т.д.). К тому же обработка Интернет-заявки занимает значительно меньше времени и ответ клиенту Агентство может дать уже в день подачи заявки. Каждая турфирма разрабатывает индивидуальный образец листа бронирования. В качестве примера рассмотрим Лист бронирования хорошо известного туроператора Натали-Тур.

После получения подтвержденного заказа Туроператор резервирует места на транспорте и комнаты в отелях согласно поступившему Заказу.
И только после этого Оператор выставляет Агенту счет-подтверждение на оплату заявленного тура. Если Счет-подтверждение не оплачивается Агентом в течение определенного количества дней (как правило, трех банковских), Заказ автоматически аннулируется. Компания в данном случае не несет ответственности по любым претензиям Агента, его клиентов (туристов) или третьих лиц. Большинство операторов может восстановить заказ, при этом Агент выплачивает штраф. Его размеры также могут варьироваться. Датой оплаты стоимости туристского продукта в порядке безналичного или наличного расчета считается дата поступления денежных средств Агента на банковский счет или в кассу Туроператора. При этом действия банков или иных организаций, помешавшие Агенту исполнить требование настоящего пункта, не освобождают его от ответственности. Риск задержки совершения банковских операций, а также риск изменения валютных курсов относится, как правило, на Агента. В любом случае большинство туроператоров требуют, чтобы полная оплата стоимости туристского продукта Агентом была произведена не позднее, чем за 15 дней до начала тура или срока, который подтвердила в счете-подтверждении турфирма. После полной оплаты счета Туроператор выдает Агенту ваучеры на обслуживание туристов в месте оказания услуг.

Любое изменение Заказа может быть запрошено Агентом только письменно. Изменения, принятые Туроператором и не влекущие за собой штрафные санкции, как правило, оплачиваются дополнительно. При этом Туроператор может устанавливать определенную таксу за одну модификацию. В случае получения запроса на модификацию заказа компания имеет право: выставить Агенту к оплате дополнительный счет; сообщить Агенту о невозможности изменения Заказа без отказа от него и выплаты штрафных санкций; аннулировать Заказ, при этом вся ответственность за аннуляцию относится на Агента.
После подтверждения Заказа Агент поручает Туроператору от имени Агента (клиентов Агента) произвести действия по передаче документов в посольство (консульство) для оформления виз для клиентов.
В случае аннулирования или модификации Заказа, Агент в обязательном порядке отправляет Туроператору извещение об этом в письменной форме, скрепленной печатью Агента и подписью уполномоченного лица Агента, с указанием номера Заказа. В противном случае Компания имеет право не принять отказ от Заказа и взыскать с Агента штраф.

Развитие Интернет позволило не только удешевить средства связи, но и получить реальную возможность работать всем участникам туристического рынка как единому офису. Работа с глобальными системами бронирования через Интернет позволяет агентству не только получать оперативную и достоверную информацию о ценах и количестве свободных мест в любой момент времени, но и иметь возможность следить за прохождением заказа на всех этапах его осуществления.

Существуют различные системы бронирования (CRS – computer reservation systems), все они отличаются друг от друга, как набором предлагаемых услуг, так и технологией работы. Наиболее старые системы, такие как Сирена, Амадеус, Габриель, работают в основном через специальные терминалы, которые вы должны установить у себя в офисе. Для работы через эти системы необходимо проложить канал связи (провод) до ближайшего узла. Это связано с тем, что они создавались давно, когда не было Интернет. Технология работы построена на сложных командах, а справка, заложенная в систему, представляет собой простой текст. В этих системах нет фотографий, карт и другой графической информации. Обучение работе в таких системах стоит дорого и не всем по карману. Самостоятельно сотрудник сможет работать с CRS не раньше, чем через год.

Через эти системы в основном реализуются авиа и железнодорожные билеты. Создателями таких систем являются авиакомпании, и соответственно, основной задачей для них является реализация авиабилетов. Продажа билетов не требует графического представления информации. Подключение к ним обходится в 1000-2500$. Ежемесячные затраты для работы с этими системами составляет от 200$ до 800 $, что не всегда по карману небольшим фирмам. На данный момент с такими системами в основном работают крупные туроператоры, реализующие билеты.

Многие фирмы, отвечающие за эксплуатацию классических CRS, ведут разработки программ, позволяющих работать с этими системами через Интернет. Молодые системы бронирования используют в качестве средств связи -Интернет, а в качестве терминала -обычный компьютер. Затраты на работу через них невысоки и доступны даже небольшим фирмам.