Создание и форматирование электронного листа, книги

Рабочая книга состоит из листов, список имеющихся листов отображается на вкладках-ярлычках слева внизу под таблицей. Ярлычок активного в данный момент листа (листов) имеет белый фон, остальных - серый.

Для перехода на другой лист нужно щелкнуть мышью по его ярлычку.

Можно активировать несколько листов одновременно:

для выбора нескольких листов подряд нужно при нажатой клавише <Shift> щелкнуть мышью по первому и последнему ярлычкам листов в выбираемой группе;

все имеющиеся листы можно выделить с помощью команды контекстного меню ярлычка листа;

несколько листов, расположенных не подряд, также можно выделить. Для этого нужно выбрать мышью соответствующие ярлычки листов при нажатой клавише <Ctrl>.

Во всех этих случаях в заголовке окна появляется надпись [Группа], а ярлычки выделенных листов становятся белыми. С выделенной группой листов можно выполнять групповые операции, например, копировать, перемещать и т. д.

При заполнении ячеек данными в случае, если выбрано несколько листов, соответствующая ячейка заполняется на всех выбранных листах одновременно и одинаково.

С активным листом можно выполнить ряд действий, список которых предоставляется в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши по ярлычку листа:

Вставить…;

Удалить;

Переименовать;

Переместить или скопировать;

Исходный текст;

Защитить лист…/ Снять защиту листа…;

Цвет ярлычка;

Скрыть;

Отобразить;

Выделить все листы.

Создание и форматирование электронного листа, книги - №1 - открытая онлайн библиотека

Рис. 30. Настройка листа щелчком правой клавиши мыши

При добавлении листа новый лист вставляется перед текущим активным листом.

При удалении листа с введенными данными программа Excel переспрашивает пользователя о необходимости операции удаления; чистый лист без данных удаляется сразу. При этом удаление листа, в отличие от действий по вводу и редактированию данных, невозможно отменить.

При выборе команды Переименовать имя листа открывается в режиме редактирования, переименование заканчивается нажатием клавиши <Enter>.

При перемещении (копировании) в открывшемся окне пользователь указывает, перед каким листом должен разместиться перемещаемый (копируемый) лист и помечает галочкой опцию Создать копию в случае копирования листа.

Команда Цвет ярлычка дает возможность пользователю придать ярлыкам любой цвет, в открывшемся окне предлагаются цвета данной темы, стандартные цвета, а также все цвета спектра.

Активный лист (листы) можно скрыть и заново отобразить с помощью команд Скрыть и Показать.

Лист таблицы состоит из строк и столбцов. Столбцы обозначаются латинскими буквами по порядку слева направо: A, B, C... Строки нумеруются по порядку сверху вниз: 1, 2, 3…

Клетка на пересечении строки и столбца называется ячейкой. Имя ячейки образуется из имени столбца и номера строки, например: D5, F12, A8. Имя текущей (активной) ячейки отображается в специальном поле в левой части строки формул. Напомним, что строка формул находится непосредственно над таблицей.

Несколько строк (столбцов) таблицы можно скрыть, а затем снова отобразить.

Для этого строки выделяют, проведя мышью с нажатой левой кнопкой по номерам строк (по латинским буквам - обозначениям столбцов).

Если скрываемые строки (столбцы) идут не подряд, то их выделяют щелчками мыши по номерам (буквам) при нажатой клавише <Ctrl>.

Затем нужно в контекстном меню выбрать команду Скрыть.

Для возвращения строк (столбцов) нужно выделить, проведя мышью по их номерам, предыдущую по номеру строку перед скрытыми строками и последующую после скрытых строку (предыдущий и последующий столбцы), а затем выбрать в контекстном меню команду Показать.

Высоту строк (ширину столбцов) можно менять. Для этого нужно навести курсор на границу между номерами строк (буквами - обозначениями столбцов), нажать левую кнопку мыши и передвинуть границу между строками (столбцами).

При работе с электронной таблицей первую строку (несколько строк вверху таблицы) часто отводят под заголовки, а ниже размещают соответствующие текстовые или численные данные, аналогичную роль в таблице может играть первый слева столбец. Если таблица не помещается на один экран, то при заполнении в обычном режиме нижней (правой) части таблицы пользователь не увидит строки (столбца) заголовков, что неудобно. Excel предоставляет возможность постоянно отображать на экране первую строку (столбец) независимо от прокрутки остальной части листа вниз или вправо. Для этого нужно обратиться к вкладке Вид, группа Окно, команда Закрепить области с выбором нужного варианта из вложенного списка. Снимается закрепление той же командой.

В качестве фона для листа можно выбрать рисунок: вкладка Разметка страницы, группа Параметры страницы, команда Подложка. Для удаления рисунка фона нужно на той же вкладке дать команду Удалить фон (появившуюся на месте команды Подложка).

Активный лист можно перемещать с помощью мыши с нажатой левой кнопкой. Перемещаемый таким образом лист легко разместить после последнего листа.

В каждую ячейку могут быть записаны данные разных типов, например:

текст;

числа;

даты;

время;

формулы.

Данные записываются в текущую (активную) ячейку, ввод данных заканчивается нажатием клавиши <Enter> или щелчком мыши по другой ячейке.

Так как клавиша <Enter> задействована для окончания ввода данных, переход на новую строку при вводе в ячейку осуществляется нажатием комбинации клавиш:

<Alt> + <Enter>.

Знак, отделяющий дробную часть числа от целой, при вводе числа обозначается запятой, а не точкой.

Однократный щелчок мышью по ячейке активирует ее как единое целое. Содержимое активной ячейки можно перемещать (копировать). Для этого нужно:

а) в основном меню на вкладке Главная в группе Буфер обмена или в контекстном меню ячейки выбрать команду Вырезать (Копировать);

б) щелкнуть мышью по другой ячейке, активировав ее;

в) дать команду Вставить из вкладки Главная или выбрать один из вариантов Параметры вставки контекстного меню ячейки. Для вставки данных вместе с форматированием выбирайте первый вариант Вставить (А). Если на вкладке Главная выбрать не команду Вставить, а маленький треугольник под ней, то откроется окно с вариантами Параметры вставки;

г) аналогично работе с фрагментами в текстовом редакторе Word, вырезанное содержимое можно вставить только в одну ячейку, а скопированное - в несколько.

Это различие наглядно отображается в электронной таблице: при командах Вырезать и Копировать вокруг активной ячейки появляется движущаяся пунктирная рамка. В случае перемещения рамка исчезает сразу же после вставки содержимого в другую ячейку. В случае копирования рамка не исчезает, подсказывая пользователю, что эти данные можно вставлять неоднократно;

д) убрать пунктирную рамку можно двойным щелчком мыши по любой ячейке или нажатием клавиши <Esc>. При этом очищается буфер обмена, где хранились скопированные данные.

Чтобы удалить содержимое ячейки, нужно активировать ее однократным щелчком и нажать клавишу <Delete>. Эту же операцию можно выполнить из контекстного меню ячейки командой Очистить содержимое.

Важно обратить внимание на то, что команда контекстного меню ячейки Удалить удаляет не только содержимое, но и саму ячейку как графический объект. При этом по выбору пользователя содержимое последующих ячеек строки сдвигается на одну ячейку влево либо содержимое последующих ячеек столбца сдвигается на одну ячейку вверх.

Кроме того, окно Удаление ячеек, вызываемое командой Удалить, дает возможность удалить целую строку или столбец вместе с содержимым. При удалении строки с номером N следующая за ней строка получает ее номер N, следующая - N + 1, и т. д. Аналогичные сдвиги обозначений происходят при удалении столбцов.

Для редактирования данных нужно не только активировать ячейку, но и войти в режим редактирования, что достигается двукратным щелчком мыши. При этом в ячейке появляется курсор и возможность внесения изменений в данные.

Другой способ редактирования состоит в том, что содержимое активной ячейки отображается в правом поле строки формул над таблицей. В эту строку можно поставить курсор и вносить изменения в данные. Внесенные в строке формул изменения немедленно отображаются в самой ячейке.

Если вносимый в ячейку текст не помещается по длине в отведенной клетке таблицы, то в зависимости от ситуации и настроек может произойти следующее:

содержимое ячейки будет отображаться на экране, накрывая соседние ячейки справа от данной. Это произойдет, если соседние ячейки справа пусты;

содержимое ячейки после окончания ввода данных будет отображаться не полностью и лишь в рамках данной ячейки. Это произойдет, если соседняя справа ячейка заполнена данными;

автоматически изменится размер шрифта или содержимое ячейки автоматически распределится на несколько строк (в пределах данной ячейки таблицы и с увеличением ее высоты). Это может произойти при соответствующих настройках параметров в Формате ячейки, о котором пойдет речь в следующем пункте.

Напомним, что принудительный перенос данных на следующую строку в пределах данной ячейки таблицы производится комбинацией клавиш <Alt> + <Enter>.

Если численные данные (а именно целая часть числа) превышают ширину ячейки, то вместо цифр в ячейке появляются следующие значки: #####. Для решения проблемы нужно увеличить ширину данного столбца или иначе настроить Формат ячейки (см. следующий пункт).

Для настройки параметров ячейки нужно ее активировать, вызвать из основного меню, вкладка Главная команду Формат и выбрать вариант Формат ячеек… Эту же команду можно вызвать из контекстного меню ячейки. Окно Формат ячеек, вызываемое этими командами, имеет шесть вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Заливка, Защита.

Примечательно, что в режиме редактирования содержимого ячейки (когда в ячейке стоит курсор) из шести вкладок настройки Формата доступна только одна - Шрифт.

Вкладка Число позволяет задать тип данных ячейки: Общий, Числовой, Денежный, Дата, Время, Процентный, Текстовый и др.

Выбор типа Общий позволяет вносить в ячейку текстовые и числовые данные произвольного вида.

Числовой тип предназначен для численных данных, причем можно задать число отображаемых десятичных знаков после запятой (на точность вычислений это не влияет, так как задается только вид изображения числа на экране).

Денежный тип позволяет задавать не только количество отображаемых десятичных знаков, но и вид валюты. При этом знак соответствующей валюты автоматически добавляется к внесенным в ячейку численным данным.

Типы Дата и Время имеют несколько вариантов представления, при выборе пользователем одного из них численные данные в ячейке автоматически преобразуются в соответствии с выбранным форматом.

При выборе типа Процентный числовые данные автоматически умножаются на 100 и к ним добавляется знак процента.

Тип Текстовый предназначен для размещения в ячейке любых символьных данных (букв, цифр, знаков).

Вкладка Выравнивание позволяет настроить следующие параметры:

расположение данных в ячейке;

ориентацию данных;

возможность автоматического переноса на новую строку (в рамках данной ячейки);

автоподбор ширины;

объединение ячеек.

Данные в ячейке можно прижать к любому краю или расположить по центру. Параметры регулируются в блоке Выравнивание отдельно по горизонтали и по вертикали.

Данные можно расположить сверху вниз (посимвольно) или наклонить под углом. Регулировка производится в блоке Ориентация. Выбор варианта Текст располагает данные сверху вниз. Выбор варианта Надпись и задание угла в градусах располагает данные с заданным наклоном.

Создание и форматирование электронного листа, книги - №2 - открытая онлайн библиотека

Рис. 31. Настройка выравнивания текста в ячейке

Параметры блока Отображение:

галочка, поставленная у опции переносить по словам, организует автоматический перенос данных на новые строки в рамках данной ячейки при превышении ее ширины;

галочка, поставленная у опции автоподбор ширины, организует автоматический подбор размеров шрифта, чтобы данные полностью помещались в ячейку, размер шрифта автоматически уменьшается (увеличивается) при уменьшении (увеличении) ширины данного столбца;

галочка, поставленная у опции объединение ячеек, объединяет заранее выделенный прямоугольный блок расположенных рядом ячеек в одну. При этом данные в объединенную ячейку переходят только из левой верхней ячейки из объединяемых, данные остальных ячеек выделенного блока пропадают.

Вкладка Шрифт позволяет задать параметры шрифта для данных ячейки.

Вкладка Граница позволяет задать рамки ячейки. Для этого сначала нужно выбрать в левой части открывшегося окна тип линии и цвет, а затем в блоке Все, распложенном справа, щелкнуть по экранной кнопке внешние. В том же блоке можно отключить кнопкой нет имеющуюся рамку. Если нужна не вся рамка, а лишь некоторые ее элементы, то после выбора типа линии и цвета нужно в блоке Отдельные выбрать мышью те элементы рамки, которые необходимы.

Важно обратить внимание на порядок создания границ ячеек. Сначала нужно в блоке Линия, расположенном в левой части окна, выбрать тип линии и цвет, а затем в правой части окна выбрать те линии сетки, для которых нужно применить данное форматирование. Обратный порядок действий не даст результата. Выбранный вариант должен отобразиться в образце, расположенном в центре правой части окна вкладки Граница.

Вкладка Заливка предназначена для заливки фона ячейки. Пользователь может выбрать цвет заливки и узор.

Вкладка Защита позволяет ввести режимы защищаемая ячейка и скрыть формулы (о формулах - дальше).

Режим защищаемая ячейка установлен для всех ячеек по умолчанию. Однако это не означает, что все ячейки сразу защищены от записи. Для включения защиты нужно дать специальную команду. При этом защита включится только для ячеек, помеченных как защищаемая. Команда Формат, вариант Защитить лист… находится в основном меню на вкладке Главная в группе команд Ячейки. Также можно воспользоваться контекстным меню ярлычка листа. Пользователь может выбрать защищаемые объекты, в частности, содержимое листа и ввести для усиления защиты свой пароль.

Защищенные ячейки листа недоступны для ввода, редактирования и удаления данных, пока не будет снята защита с листа (командой Формат или контекстным меню ярлычка листа). Если при установке защиты был введен пароль, то для снятия защиты он тоже понадобится.

Все операции форматирования, включая Защиту, можно применить одновременно к выделенному блоку ячеек. Блок ячеек - это прямоугольная область листа, обозначается именами двух ячеек, разделенных двоеточием, первая ячейка названия блока - левый верхний угол прямоугольника, вторая - нижний правый (например, D1:D8, B3:B12, A2:C5). Блок ячеек выделяется мышью при нажатой левой кнопке, выделенные ячейки имеют голубой фон и единую рамку. Для выделения всех ячеек листа нужно нажать серую экранную кнопку с изображением треугольника, расположенную наискосок (выше и левее) ячейки А1.

Блок ячеек (диапазон) - это прямоугольная область, часть электронной таблицы. Обозначается блок ячеек именами верхней левой и нижней правой ячеек, разделенных двоеточием.

Выделение блока ячеек производится зачерчиванием нужной области при нажатой левой кнопке мыши.

Для выделения одновременно нескольких блоков в разных местах таблицы нужно после выделения первого блока нажать клавишу <Ctrl> на клавиатуре и, не отпуская её, выделить мышью второй и последующие блоки.

Щелчком по серой кнопке с изображением треугольника в левом верхнем углу таблицы можно выделить все ячейки данного листа.

С выделенным блоком (блоками) можно осуществлять групповые операции. Например, команды Очистить содержимое или Формат ячеек… можно дать для любого набора выделенных блоков.

Ячейки выделенного блока можно объединить. Для этого нужно выделить блок и вызвать команду Формат ячеек… с вкладки Главная или из контекстного меню, в появившемся окне Формат ячеек выбрать вкладку Выравнивание и поставить галочку слева от опции объединение ячеек.

Блоки ячеек можно перемещать и копировать так же, как отдельные ячейки. Для этого нужно выделить блок и дать соответствующие команды из Группы команд Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню.

Выделенный блок можно скопировать неоднократно одним приемом. Для этого после копирования блока в буфер памяти нужно зачертить область большего размера (в несколько раз), чем исходный блок и дать команду вставки. В этом случае вся область вставки заполнится копиями исходного блока.

Операцию копирования можно применить сразу к нескольким блокам, расположенным параллельно.

Ссылки на ячейки в формулах могут быть относительными, абсолютными и частично абсолютными (абсолютными по столбцу и абсолютными по строке). Абсолютность ссылки означает фиксацию адреса ссылки при копировании данной формулы в другие ячейки. На расчет формулы в данной ячейке вид ссылки не влияет.

Фиксация адреса в частично абсолютной или абсолютной ссылке обозначается знаком доллара $ перед именем столбца, номером строки или перед обоими компонентами адреса ссылки.

Виды ссылок Примеры
Относительные =А2+1
Частично абсолютные =$А2+1 (по столбцу) =А$2+1 (по строке)
Абсолютные =$А$2+1

Сделать в формуле из относительной ссылки абсолютную можно, поставив курсор в любой символ ссылки и нажав клавишу <F4>.

Разберем это на примере. В ячейку В4 введем число. В ячейках С1, С2, С3 и С4 построим формулы со ссылками на ячейку B4 различных видов:

=B4 относительная;

=$B4 абсолютная по столбцу;

=B$4 абсолютная по строке;

=$B$4 абсолютная.

Для вычисления формул в ячейках С1, С2, С3 и С4 вид ссылки на ячейку В4 роли не играет, все четыре формулы выдают значение, равное числу в ячейке В4. Различия между ссылками различных видов будут видны только при копировании формул из ячеек С1, С2, С3 или С4 в другие ячейки таблицы.

При копировании формулы в другую ячейку относительные ссылки изменяются соответственно движению формулы:

если формула скопирована в ячейку ниже исходной на N строк, то номер строки в относительной ссылке увеличится на N, при копировании вверх номер строки в ссылке соответственно уменьшится;

при копировании формулы на N столбцов вправо именем столбца в относительной ссылке будет латинская буква, стоящая в алфавите на N знаков дальше, а при копировании влево, соответственно ближе к началу алфавита;

если формула при копировании сдвинулась и по горизонтали и по вертикали, то в относительной ссылке соответственно изменятся и имя столбца, и номер строки.

Затем заполним численными значениями ячейки С5, D4, D5, D6, D7, D8, Е5, Е6.

В ячейке H4 нужно построить формулу =D5*2. Скопировать формулу вниз в ячейки Н5, Н6 и Н7. Формула превратится соответственно в формулы =D6*2, =D7*2 и =D8*2. При копировании формулы из Н4 в Н3 (вверх) она превратится в формулу =D4*2.

При копировании формулы в горизонтальном направлении будут меняться имена столбцов: при копировании в ячейку I4 формула превратиться в =Е5*2, а при копировании в G4 преобразуется в =С5*2.

При копировании «наискосок» в ячейку I5 в формуле изменятся обе компоненты адреса относительной ссылки и она превратиться в формулу =Е6*2.

В абсолютных по столбцу ссылках останется неизменным номер столбца, а номер строки меняется в соответствии с движением формулы вверх или вниз.

Следующий этап. Нужно переделать формулу в ячейке Н4 из предыдущего примера в формулу =$D5*2. Произвести все копирования, аналогичные примеру 2. Убедиться, что на изменение формулы влияет движение вверх или вниз, а движение по горизонтали не влияет (в ссылке закреплен столбец D).

В абсолютных по строке ссылках останется неизменным номер строки, а имя столбца меняется соответственно движению формулы влево или вправо.

Теперь нужно Переделать формулу в ячейке Н4 из предыдущего примера в формулу =D$5*2. Произвести все копирования, аналогичные тем, что указаны в примере 2. Убедиться, что на изменение формулы влияет движение влево или вправо, а движение по вертикали не влияет (в ссылке закреплена строка 5).

Абсолютные ссылки остаются неизменными при любых движениях формулы при копировании.

Следующий шаг. Переделать формулу в ячейке Н4 (из предыдущего этапа) в формулу =$D$5*2. Произвести все копирования, аналогичные тем, что указаны в примере 2. Убедиться, что формула не меняется при любом направлении движения (в ссылке закреплены столбец D и строка 5).

При этом изменение относительных и частично абсолютных ссылок происходит только при копировании формул. При перемещении формулы все ссылки в ней остаются неизменными независимо от их типа.

Теперь нужно вернуться в формулу в ячейке Н4 из примера 2: =D5*2. Переместить формулу «наискосок» в ячейку I5. Убедиться, что формула не изменится и останется на новом месте в прежнем виде =D5*2.

Формулу из данной ячейки можно скопировать во все ячейки блока сразу. Для этого нужно:

а) активировать ячейку с формулой;

б) навести курсор на нижний правый угол ячейки до появления маленького черного крестика;

в) нажать левую клавишу мыши и зачертить блок ячеек в данном столбце или в данной строке.

Для копирования формул на блоки ячеек рекомендуется именно этот способ как наиболее быстрый и удобный. При копировании формулы на блок ячеек указанным способом сохраняется разница в изменении абсолютных и относительных ссылок.

Копировать в блок ячеек можно не только формулы, но и числовые значения. Для этого нужно:

а) активировать ячейку с данными числового типа;

б) навести курсор на нижний правый угол ячейки до появления маленького черного крестика;

в) нажать правую (не путать с предыдущим пунктом - там левую!) клавишу мыши и зачертить блок ячеек в данном столбце или в данной строке;

г) в появившемся окне со списком вариантов выбрать вариант Копировать ячейки;

д) если в появившемся окне со списком вариантов выбрать вариант Заполнить, блок заполняется числами, причем при движении от начальной ячейки вниз или вправо значения возрастают на 1 в каждой следующей ячейке. Если блок зачерчен вверх или влево от начальной ячейки, то значения убывают на 1 в каждой следующей ячейке зачерченного блока.

3.3. Использование формул и логических условий в электронных таблицах

В ячейке таблицы кроме числа, текста, даты и других основных типов данных может находиться формула. Выше мы рассматривали простые формулы (логические и арифметические) применительно к ссылкам в электронных таблицах.

При стандартной настройке параметров в ячейках таблицы отображаются не сами формулы, а численные результаты расчетов по ним.

Формула отображается в строке формул при активации ячейки, а также в режиме редактирования содержимого ячейки, вызываемого двойным щелчком.

Формула всегда начинается со знака = (равенство).

Формула может включать в себя следующие компоненты:

Компоненты Примеры
Числовые данные =2+3
Ссылки на другие ячейки или блоки =А2+1 =А2+В3
Встроенные функции Excel =СУММ(А2;В3) =МАКС(А2:В3)
Знаки арифметических действий =А1+2 (сложение) =А1-2 (вычитание) =А1*2 (умножение) =А1/2 (деление) =А1^2 (возведение в степень)

Формула не должна содержать ссылку на ту ячейку, где она находится. Например, не имеет смысла формула в ячейке А1, записанная как =А1+1.

При составлении формул следует использовать правильные обозначения столбцов - латинские буквы. Ссылку на ячейку (блок) легко вставить в формулу, щелкнув мышью по ячейке (зачертив блок). Проверить правильность написания ссылок можно, войдя в режим редактирования ячейки. При этом ссылки в формуле будут отображаться разными цветами. Такими же цветами будут выделены соответствующие ячейки в таблице, на которые делаются ссылки.

Можно проверить это следующим образом:

в ячейке D2 записать число 5;

в ячейке F8 - число 3,5;

в ячейку B3 ввести формулу =D2+F8–1.

В этом случае значение в ячейке B3 будет равно 7,5. Если мы изменим значение в ячейке D2 с 5, например, на 4, автоматически пересчитается и значение в ячейке B3, оно станет равно 6,5.

Формулы удобно набирать и редактировать в строке формул над таблицей.

Напомним, что формула всегда начинается со знака =.

Ссылки на ячейки легко вставить в формулу без набора, просто щелкнув по нужной ячейке мышью.

Закончить набор формулы можно нажатием клавиши <Enter> или клавиши-стрелки.

Вводить встроенные функции Excel в формулу можно непосредственным набором названия функции в строке формул, например: =SIN(A4)

Аргументы функции заключаются в круглые скобки, если их несколько, то аргументы разделяются точками с запятой, например:

=СУММ(А1;В2) - сумма значений в ячейках А1 и В2.

Аргументом функции может быть блок ячеек (диапазон), например: =СУММ(А1:В2) - сумма значений в четырех ячейках блока А1:В2.

Также для ввода функций можно использовать Мастер функций, который вызывается командой Вставить функцию с вкладки Формулы или пиктограммой fx в строке формул.

По умолчанию пользователю предоставляется список последних 10 вызванных функций. Если нужной функции нет, то нужно изменить категорию функций с 10 недавно использовавшихся на Полный алфавитный перечень. В алфавитном перечне сначала идут функции, обозначенные латинскими буквами (SIN, др.), затем «русскоязычные» (СУММ, СРЗНАЧ, МАКС, МИН и др.). Если точно знать класс функции, то можно выбирать не Полный алфавитный перечень, а конкретную категорию, например логические (ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ и др.).

Подтвердив выбор функции щелчком по кнопке ОК, пользователь переходит в стадию набора аргументов функции. Для набора каждого аргумента Мастер функций отводит отдельную строку. Мастер функций автоматически заключает список аргументов в круглые скобки и ставит разделители между аргументами - точки с запятой.

Заканчивается ввод встроенной функции щелчком по кнопке ОК в окне Аргументы функции или нажатием клавиши <Enter> на клавиатуре.

Аргументами функции могут быть:

Аргументы Примеры
Числовые данные =SIN(20)
Ссылки на ячейки =SIN(F3) =СУММ(А2;В3) =МАКС(А2;В3;D5)
Ссылки на блоки ячеек (диапазоны) =СУММ(А2:В3) =МАКС(А2:В3)
Другие встроенные функции Excel =СУММ(ABS(А2;ABS(В3)) =МАКС(SIN(А2);COS(В3))

Напомним, что диапазон (блок) ячеек обозначается именем ячейки в левом верхнем углу блока и ячейки в нижнем правом углу блока, соединенных двоеточием.

Для отработки соответствующих навыков ведите в ячейки блока А2:А7 числовые данные, первое и последнее число блока сделайте отрицательным, остальные - положительными. В ячейках В2, В3 вызовите с помощью Мастера функций встроенную функцию расчета максимума МАКС, задайте аргументы так, чтобы в ячейках В2, В3 получились соответственно формулы:

=МАКС(A2;A7) - (два отдельных аргумента - ссылки на ячейки, выбираются щелчком мыши каждая);

=МАКС(A2:A7) - (один аргумент - блок ячеек, зачерчивается мышью при нажатой левой кнопке).

В ячейке В2 рассчитывается и выводится наибольшее из значений чисел в двух ячейках: А2 и А7.

В ячейке В3 рассчитывается и выводится наибольшее из числовых данных всего блока из шести ячеек А2:А7.

Встроенную функцию можно ввести в формулу вручную, без Мастера функций. Для этого нужно набрать название функции в строке формул и перечислить в круглых скобках список аргументов, разделяя их точками с запятой.

Обратите внимание, что некоторые функции, такие как СУММ (сумма), СРЗНАЧ (среднее значение), обозначаются русскими буквами, а некоторые, такие как ABS (модуль), SIN (синус), - латинскими. Точное название каждой встроенной функции можно выписать из списка функций, вызываемого кнопкой fx - Вставка функции.

Также вручную в строке формул можно дополнять и редактировать список аргументов любой ранее введенной функции независимо от способа ввода.

Важно помнить, что между названием функции и круглой скобкой, открывающей список аргументов, не должно быть пробела.

Если аргумент (аргументы) функции сам является функцией, то можно предложить два варианта действий:

а) набирать названия функций вручную в строке формул;

б) сначала вызвать Мастер функций пиктограммой fx - Вставка функции и выбрать первую функцию в формуле, затем ввести численные аргументы и аргументы-ссылки на другие ячейки. Для ввода аргумента-функции нужно поставить курсор в место ввода очередной функции и нажать маленький черный треугольник в левом поле строки формул.

В результате этого действия откроется список ранее использованных функций, а также вариант Другие функции.., который позволяет обратиться к любой функции Excel и ввести ее аргументы.

Если набор формулы на этом не закончен, то нужно в строке формул поставить курсор в список аргументов или в конец формулы, набрать, соответственно, точку с запятой или знак арифметической операции и продолжить набор формулы.

Теперь поставьте курсор в ячейку В4. Вызовите с помощью Мастера функций встроенную функцию МАКС. В открывшемся окне поставьте курсор в строку первого аргумента, нажмите маленький черный треугольник слева в строке формул и выберите функцию вычисления модуля числа ABS (модуль числа равен самому числу, если оно неотрицательное, а у отрицательного меняется знак с минуса на плюс). Аргументом функции ABS сделайте ссылку на ячейку A2. Нажмите пиктограмму ОК. В строке формул в полученной формуле поставьте курсор после первого аргумента функции МАКС перед круглой скобкой, наберите знак разделителя - точку с запятой, нажмите черный треугольник слева в строке формул и выберите снова функцию ABS, с аргументом из ячейки A7. В ячейке В4 должна получиться формула =МАКС(ABS(A2);ABS(A7))

В ячейке В4 рассчитывается и выводится наибольшее по модулю число из двух ячеек А2 и А7.

При вводе формул удобно вводить ссылки на ячейки не набором их имен, а щелчком мыши по соответствующей ячейке, а диапазоны (блоки) ячеек зачерчивать мышью при нажатой левой кнопке.

Если используется Мастер функций, то ввод аргументов таким способом может быть затруднен, так как само окно Аргументы функции может закрывать доступ к нужным ячейкам.

Для устранения этого неудобства нужно сделать следующее:

а) при выборе аргумента функции щелкнуть мышью по пиктограмме с красной стрелкой в правом конце поля набора аргумента. Окно Аргументы функции свернется, кроме того, свернутое до одной строки окно можно подвинуть с помощью мыши вверх и расположить над таблицей;

б) после этого можно без помех щелкнуть по нужной ячейке или зачертить диапазон (блок) ячеек;

в) для возврата к конструированию функции нужно щелкнуть по пиктограмме с красной стрелкой в свернутом окне Аргументы функции.

Заканчивается работа с Мастером функций нажатием экранной кнопки ОК в окне Аргументы функции или нажатием клавиши <Enter> на клавиатуре.

Суммирование содержимого ячеек, вычисление максимума, минимума или среднего значения часто встречаются в практических задачах. Поэтому для этих операций предусмотрена специальная команда Автосумма на вкладке Формулы.

Для ее использования нужно поставить курсор в ячейку, в которой будет вычисляться сумма (максимум, среднее и др.), выбрать команду Автосумма (треугольник справа от команды с выбором нужного варианта) на вкладке Формулы. Затем зачертить мышью прямоугольный блок ячеек и закончить ввод формулы нажатием клавиши <Enter>. Аналогичного результата можно добиться, используя встроенную функцию СУММ (МАКС, СРЗНАЧ и др.).

В формуле могут использоваться ссылки на ячейки с других листов рабочей книги. Рассмотрим первый случай, когда формула набирается вручную в строке формул без использования Мастера функций:

а) в этом случае нужно начать набор формулы на текущем листе со знака равенства.

б) непосредственно перед вводом аргумента, расположенного на другом листе, следует переключиться на нужный лист, щелкнуть мышью по нужной ячейке (или зачертить блок ячеек).

в) затем, не переходя на другой лист, набрать в строке формул знак следующей операции или нажать клавишу <Enter> для окончания ввода формулы.

г) после этого можно перейти на другой лист и продолжить набор формулы (если была нажата клавиша <Enter>, то набор формулы заканчивается и происходит автоматическое возвращение на исходный лист).

Если необходимо использовать аргумент с другого листа при вводе встроенной функции с помощью Мастера функций, то нужно выполнять действия в следующем порядке:

а) вызвать нужную функцию и в окне Аргументы функции поставить курсор в поле соответствующего аргумента;

б) переключиться на другой лист, щелкнуть мышью по нужной ячейке (или зачертить блок ячеек);

в) затем, не переходя на исходный лист, переместить курсор в окне Аргументы функции в поле следующего аргумента (если таковое необходимо) или закончить ввод функции нажатием экранной кнопки ОК;

г) если само окно Аргументы функции мешает выбору ячеек, то можно свернуть его нажатием пиктограммы с красной стрелкой в правом конце поля набора аргумента. После перехода на другой лист и ввода требуемой ссылки нужно, не возвращаясь на исходный лист, щелкнуть по пиктограмме с красной стрелкой в свернутом окне Аргументы функции, переключится в поле следующего аргумента или закончить ввод функции.

После выбора ссылки на ячейку или блок ячеек на листе, отличном от листа написания данной формулы, необходимо до возвращения на исходный лист совершить одно из действий (по смыслу набираемой формулы):

набрать знак арифметического действия (если ввод формулы производится вручную);

набрать знак точка с запятой - разделитель между аргументами (если ввод формулы производится вручную);

перейти в поле следующего аргумента в окне Аргументы функции при использовании Мастера функций;

закончить формулу нажатием клавиши <Enter> или щелчком по пиктограмме OK в окне Аргументы функции при использовании Мастера функций.

Бывает ситуация, когда формула должна выдавать различные результаты в зависимости от выполнения или невыполнения некоторого логического условия. В этом случае используется встроенная функция ЕСЛИ, категория - Логические, вызывается с помощью кнопки fx - Вставка функции. Функция ЕСЛИ имеет три аргумента:

первый - логический, который может принимать два значения: ИСТИНА и ЛОЖЬ;

второй и третий - любые, например: числа, тексты или функции.

Если логический аргумент принимает значение ИСТИНА, то результатом выполнения формулы считается второй аргумент, а если ЛОЖЬ - третий.

Логическим аргументом может быть, например, проверка какого-либо равенства или неравенства.

Для отработки этого соответствующего навыка запишем в ячейку F3 число 5. В ячейке F6 составим формулу =ЕСЛИ(F3=5;1;2).

Логический аргумент функции F3=5 принимает значение ИСТИНА, следовательно, формула выдаст значение, равное второму аргументу, т. е. число 1.

Изменим значение в ячейке F3 на любое другое число, не равное 5. В нашей формуле первый логический аргумент примет значение ЛОЖЬ, поэтому формула в качестве результата выдаст значение третьего аргумента, т. е. число 2.

Если в ячейке содержится текст, то в качестве логического аргумента можно использовать проверку совпадения содержимого ячейки с заданным текстом. Текст, с которым сравниваются данные в ячейке, должен быть заключен в кавычки.

Теперь Запишем в ячейку F4 слово Иванов. В ячейке F7 составим формулу =ЕСЛИ(F4="Сидоров";4;-1).

Обратите внимание на кавычки, в которые