Как правильно заполнять график отпусков?

Как правильно заполнять график отпусков?

График отпусков формируется в соответствии с унифицированной формой N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В график вносятся данные о времени отпуска по каждому сотруднику.

График отпусков заполняет сотрудник кадровой службы или иное уполномоченное лицо.

На этапе планирования в график вносится информация в части граф 1 - 6.

При заполнении графика следует учитывать, что наименования должностей сотрудников вносятся в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

При внесении запланированной даты отпуска работодателю следует учесть пожелания работника о разделении отпуска на части. Если работодатель самостоятельно планирует отпуска работников, он может использовать методику, определенную в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Постановлением Народного комиссариата труда СССР от 30.04.1930 N 169. Согласно данной методике для равномерного распределения отпусков и выплат по ним ежемесячно в отпуск должно направляться от 8 до 9% сотрудников. Однако такой подход не является эффективным для организаций со сложной организационной структурой и большим количеством подразделений. Как правило, принятие решения о распределении отпусков страховщики в этом случае перекладывают на руководителей подразделений.

Графы с 7 по 10 заполняются по мере использования отпусков сотрудниками.

Обратим внимание на то, что фактическая дата отпуска заносится после фактического его окончания. Документом-основанием для направления в отпуск является приказ о предоставлении отпуска работникам, а также извещение или уведомление о начале отпуска работника (если такая форма оповещения предусмотрена у работодателя). Приказ о предоставлении отпуска оформляется в соответствии с унифицированной формой N Т-6а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. На приказе должна стоять ознакомительная подпись работника, направляемого в отпуск. Еще одним документом-основанием может являться заявление работника на предоставление отпуска. Однако в случае, когда в организации работникам направляется извещение или уведомление о начале отпуска, заявление работника на предоставление отпуска не оформляется.

В случае переноса отпуска заполняются графы 8 и 9. Сведения в указанные графы вносятся на основании заявления работника и приказа о переносе отпуска.

Графу 10 "Примечание" работник кадровой службы заполняет, если в текущем году отпуск работнику не предоставлялся, если работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год, если отпуск работнику был продлен и в других случаях.

Сведения в указанную графу вносятся в соответствии с оформленными документами-основаниями.

По желанию работодателя форма N Т-7 может быть изменена путем ввода дополнительных реквизитов. Обратим внимание на то, что внесенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распределительными документами организации.

График отпусков становится обязательным для работника и работодателя после его утверждения.

Срок хранения графика составляет один год, что определено в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г.

Перед утверждением графика отпусков следует проверить наличие права у конкретных сотрудников на получение ежегодного оплачиваемого отпуска. Разъясните, когда у работника возникает право на отпуск и каким образом определяется стаж работы, дающий указанное право?

Порядок предоставления ежегодного оплаченного отпуска определен в ст. 122 ТК РФ. Отпуск за первый год работы предоставляется работнику по истечении шести месяцев или ранее этого срока, если соответствующее соглашение достигнуто сторонами. Таким образом, при составлении графика отпусков дата планируемого отпуска не может быть установлена ранее истечения срока в шесть месяцев с момента (даты) приема на работу, если иное не установлено соглашением сторон.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

- женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до восемнадцати лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года. При этом под рабочим годом следует понимать промежуток времени, равный по продолжительности календарному году (365 или 366 дней), но начинающийся у каждого работника не с 1 января, а со дня его приема на работу. Например, если работник принят на работу 25 декабря 2008 г., то первый рабочий год будет длиться с 25 декабря 2008 г. по 24 декабря 2009 г., второй рабочий год - с 25 декабря 2009 г. по 24 декабря 2010 г. и т.д. Ошибочно мнение некоторых специалистов, что при исчислении каждого последующего рабочего года он сдвигается на количество неотработанных дней, не включаемых в стаж работы. Первый рабочий год исчисляется с даты приема на работу, а каждый последующий - со дня истечения предыдущего и зависит от рабочего стажа.

Рабочий стаж, на основании которого определяется право на ежегодный оплачиваемый отпуск, представляет собой фактически отработанное рабочее время. Фактически отработанное время не зависит от нормы продолжительности рабочего дня и рабочей недели. Поэтому не имеет значения, трудится ли работник полное, сокращенное или неполное рабочее время.

Время, которое фактически не отработано, но в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором приравнивается к отработанному и, следовательно, тоже входит в рабочий стаж, включает согласно ст. 121 ТК РФ:

- время, когда за работником сохранялось место работы (должность). К нему относится время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха, время повышения работником квалификации, время учебных отпусков и т.п.;

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- время отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

- время отпусков без сохранения заработной платы, предоставленных по просьбе работников. При этом указанные отпуска должны быть предусмотрены трудовым законодательством или коллективным договором. При расчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, время, в него включаемое, не должно превышать 14 календарных дней. Например, если рассматриваемый отпуск составил 15 календарных дней, то величина превышения, рассчитанная как разница между фактическим количеством дней отпуска без сохранения заработной платы и 14 календарными днями (один день), не включается в рабочий стаж, то есть на величину превышения сокращается рабочий стаж. В нашем примере рабочий стаж составит 364 дня (365 - (15 - 14)).

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;

- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Рассмотрим на примере (табл. 4) порядок исчисления отпуска в календарном году. Предположим, что график отпусков составляется за период с 1 января 2009 г. по 31 декабря 2009 г. В организации числятся пять работников (А, Б, В, Г, Д). Основные показатели, участвующие в расчете, определены в таблице для каждого работника.

Таблица 4


Данные для расчета количества дней отпуска и его периода

  Работник
А Б В Г Д
Дата приема на работу 01.12.2008 31.03.2007 01.01.2006 01.01.2007 16.10.2008
Рабочий год, принимаемый для расчета отпуска в календарном году 01.12.2008 - 30.11.2009; 01.12.2009 - 31.12.2009 01.01.2009 - 30.03.2009; 31.03.2009 - 31.12.2009 01.01.2009 - 31.12.2009 01.01.2009 - 31.12.2009 16.10.2008 - 15.10.2009; 16.10.2009 - 31.12.2009
Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска
Количество дней, не включаемых в рабочий стаж - - -
Неиспользованный предыдущий отпуск (+). Использованный в счет предстоящего отпуска (-), в днях - -5 - +2 -
 

Определим рабочий стаж для каждого сотрудника (количество календарных дней в году, уменьшенное на количество календарных дней, не включаемых в рабочий стаж):

А = 360 дней (365 - 5);

Б = 363 дня (365 - 2);

В, Г, Д = 365 дней.

Определим количество дней отпуска в календарном году для каждого сотрудника: (рабочий стаж x количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска : количество календарных дней в году):

А = 27,6 дня (360 x 28 : 365);

Б = 25,8 дня ((363 x 31 : 365) - 5);

В = 28 дней (365 x 28 : 365);

Г = 30 дней ((365 x 28 : 365) + 2);

Д = 28 дней (365 x 28 : 365).

Полученные данные обобщим в таблице 5.

Таблица 5

Данные для формирования графика отпусков

  Работник
А Б В Г Д
Количество дней отпуска в календарном году
Возможный для использования период отпуска 01.06.2009 - 31.12.2009 01.01.2009 - 31.12.2009 01.01.2009 - 31.12.2009 01.01.2009 - 31.12.2009 16.04.2009 - 31.12.2009
 

Рассмотрим другой пример. Предположим, что работник принят на работу после утверждения графика отпусков - 1 марта 2009 г.; продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска - 28 дней; использованный отпуск в счет предстоящего отпуска отсутствует.

Определим рабочий стаж и количество дней отпуска по состоянию на 31 декабря 2009 г.:

- рабочий стаж - 306 дней (с 1 марта 2009 г. по 31 декабря 2009 г.);

- количество календарных дней отпуска в календарном году - 23,5 дня (306 x 28 : 365);

- возможный для использования период отпуска - с 1 сентября по 31 декабря 2009 г.

Обратим внимание, что если расчет отпуска ведется за полный отработанный месяц, то можно использовать коэффициент 2,33, соответствующий количеству дней отпуска за один полный рабочий месяц (28 календ. дн. : 12 мес.). Например, если сотрудник отработал пять полных месяцев, то он имеет право на 11,65 дня отпуска (5 x 2,33). Данный метод расчета не может применяться, когда сотрудник на дату расчета отработал неполный рабочий месяц.

На практике графики отпусков часто не соблюдаются, дни отпуска изменяются по просьбе работника или по инициативе работодателя. Как следует документально оформлять перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска?

В соответствии со ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Согласно данному положению работодатель, составив и утвердив график отпусков, закрепляет за работником право на отпуск именно в тот период, который отражен в графике. Для работника же это означает, что работодатель обязан предоставить ему отпуск именно в период, указанный в графике. Но, несмотря на это, в течение календарного года могут возникать объективные причины для переноса отпусков. Однако обязательность графика для исполнения сторонами запрещает в одностороннем порядке изменить установленное время отпуска. При согласовании изменений времени отпуска, определенного в графике отпусков, между работником и работодателем отступление от положений ст. 123 ТК РФ не может быть признано неправомерным при условии его надлежащего оформления.

Если инициатором изменения выступает работник, необходимо его заявление о переносе отпуска и причинах, повлекших такую необходимость, а также согласие работодателя.

Согласно ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях временной нетрудоспособности работника, исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы, в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Кроме того, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником, в случаях если:

- работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска;

- работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала.

Если инициатором изменения выступает работодатель, то документами, подтверждающими правомерность действий работодателя по отступлению от графика отпусков, являются приказы (распоряжения) о перенесении отпусков, об отзыве работников из отпусков, другие приказы (распоряжения), а также письменное согласие работников. Работодатель может выступать с инициативой о переносе отпуска в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Оформление указанных выше документов является основанием для внесения соответствующих изменений в график отпусков.

Может ли работодатель привлечь работника к дисциплинарной ответственности в случае, если последний находится в отпуске и не соглашается выйти на работу по требованию работодателя?

Согласно ст. 125 ТК РФ отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Отказ от выполнения распоряжения работодателя о выходе на работу до окончания отпуска не может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины, а соответственно, работник не может привлекаться к дисциплинарной ответственности. Данный вывод подтвержден Постановлением Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации". При этом обратим внимание на то, что не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

В случае, когда работник согласен с отзывом, он приобретает право на получение не использованной в связи с этим части отпуска в удобное для него время в течение текущего рабочего года или на ее присоединение к отпуску за следующий рабочий год.

Как правильно заполнять график отпусков?

График отпусков формируется в соответствии с унифицированной формой N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В график вносятся данные о времени отпуска по каждому сотруднику.

График отпусков заполняет сотрудник кадровой службы или иное уполномоченное лицо.

На этапе планирования в график вносится информация в части граф 1 - 6.

При заполнении графика следует учитывать, что наименования должностей сотрудников вносятся в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

При внесении запланированной даты отпуска работодателю следует учесть пожелания работника о разделении отпуска на части. Если работодатель самостоятельно планирует отпуска работников, он может использовать методику, определенную в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Постановлением Народного комиссариата труда СССР от 30.04.1930 N 169. Согласно данной методике для равномерного распределения отпусков и выплат по ним ежемесячно в отпуск должно направляться от 8 до 9% сотрудников. Однако такой подход не является эффективным для организаций со сложной организационной структурой и большим количеством подразделений. Как правило, принятие решения о распределении отпусков страховщики в этом случае перекладывают на руководителей подразделений.

Графы с 7 по 10 заполняются по мере использования отпусков сотрудниками.

Обратим внимание на то, что фактическая дата отпуска заносится после фактического его окончания. Документом-основанием для направления в отпуск является приказ о предоставлении отпуска работникам, а также извещение или уведомление о начале отпуска работника (если такая форма оповещения предусмотрена у работодателя). Приказ о предоставлении отпуска оформляется в соответствии с унифицированной формой N Т-6а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. На приказе должна стоять ознакомительная подпись работника, направляемого в отпуск. Еще одним документом-основанием может являться заявление работника на предоставление отпуска. Однако в случае, когда в организации работникам направляется извещение или уведомление о начале отпуска, заявление работника на предоставление отпуска не оформляется.

В случае переноса отпуска заполняются графы 8 и 9. Сведения в указанные графы вносятся на основании заявления работника и приказа о переносе отпуска.

Графу 10 "Примечание" работник кадровой службы заполняет, если в текущем году отпуск работнику не предоставлялся, если работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год, если отпуск работнику был продлен и в других случаях.

Сведения в указанную графу вносятся в соответствии с оформленными документами-основаниями.

По желанию работодателя форма N Т-7 может быть изменена путем ввода дополнительных реквизитов. Обратим внимание на то, что внесенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распределительными документами организации.

График отпусков становится обязательным для работника и работодателя после его утверждения.

Срок хранения графика составляет один год, что определено в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г.