Практический опыт проведения корпоративного мероприятия

Хотелось бы поделиться опытом проведения корпоративного мероприятия, который может быть полезен коллегам, и дать им свои рекомендации.

Перед отделом персонала компании была поставлена задача организовать внутреннюю конференцию сотрудников департамента продаж.

Её целями были: подведение итогов прошедшего года; презентация направления развития компании и департамента продаж на следующий год; обучение сотрудников; решение практических задач и обмен опытом; командообразующие мероприятия.

В мероприятии участвовали сотрудники департамента продаж как из Москвы, так и из тех регионов России, где у компании имелись представительства. Участниками конференции были также сотрудники бэк-офиса, которым предстояло выступить с докладами.

Подготовку к мероприятию такого масштаба начали за три месяца. В первую очередь был определен бюджет, в рамках которого мог действовать персонал отдела, выбирая место проведения (конференция была запланирована на три дня) и имея возможность привлечь внешних провайдеров для подготовки блоков мероприятия.

Таблица 1

Сравнительный анализ цены и качества,
предоставляемых комплексами услуг

Санаторий Удаленность от Москвы Проживание на 1 чел., что включено Конференц-зал, аудитории Развлечения Примечания
Дом отдыха «Отдыхай» 100 км по Ленинградскому шоссе, дорога удобная, найти по схеме легко Высокая загруженность 1200 руб. с трёхразовым питание Зал на 150 чел. с оборудованием, 8 аудиторий разного размера, находятся в учебном корпусе Бассейн – 50 руб. (45 мин); Бильярд (русский, пул) – 150 руб./час; Прокат спортинвентаря – 5–10 руб. /час; Прокат лыж, санок – 30 уб./час; Сауна – 80 руб./на чел. (1 час 30 мин). Доброжелательный персонал, живописная территория

Выбор места.Для проведения конференции было решено выбрать загородный дом отдыха. Существуют общепризнанные критерии выбора места проведения мероприятия.

– Месторасположение дома отдыха. Он должен находиться на таком расстоянии от офиса компании, чтобы до него, во-первых, было легко добираться сотрудникам, работающим в Москве, во-вторых, при необходимости можно было оперативно доставить из офиса забытые вещи или бумаги;

– Инфраструктура (номерной фонд, учебные аудитории, территория комплекса, дополнительные услуги, организация питания и т.п.). Необходимо обратить внимание на качество ремонта в номерах, их меблировку, состояние санузлов. Попросите показать как можно большее количество номеров, чтобы убедиться в том, что уровень номеров одной категории одинаков и что вы не окажетесь в ситуации, когда вам показали один «рекламный» номер, а все остальные не очень похожи на продемонстрированный. Также имеет смысл посмотреть номера разных категорий.

Иногда номер, который дороже предложенного вам всего на 300 рублей, может весьма отличаться от него по уровню комфорта. Не стесняйтесь присесть на кровать, открыть окно, включить воду – таким образом вы избежите неприятных сюрпризов. Сразу обратите внимание на расположение необходимых вам номеров в корпусе и зданий на территории комплекса. Идеально, когда вы можете разместить сотрудников максимально близко ко всем объектам инфраструктуры, используемым в ходе проведения мероприятия;

– Качество питания в доме отдыха. Поешьте сами – оцените, как вас обслужили, каково качество блюд, не было ли проблем со счётом. Советую обед организовывать самостоятельно либо до, либо после встречи с администрацией комплекса, чтобы персонал ресторана/столовой не знал о вашем статусе и обслуживал вас как обычного клиента;

– Уровень квалификации и клиентоориентированность персонала комплекса. Вы сможете определить этот уровень по тому, насколько приветливы к вам сотрудники, обслуживающие дом отдыха, насколько полно и точно они отвечают на вопросы. Изучив территорию, обязательно задайте «неудобный» вопрос, покритикуйте качество номеров, их чистоту, стоимость и т.д.

Посмотрите, как администратор (или лицо, показывающее вам комплекс) отреагирует на ваши замечания. Это прямое указание на то, как будут устранены проблемы, если они возникнут в ходе мероприятия. Попросите сделать что-то необычное, трудновыполнимое или не включённое в стоимость, и вы поймете, насколько гибко будут реагировать на ваши просьбы. Простой пример: на проводившемся мероприятии было принято решение отказаться от кофе-брейков, предоставляемых комплексом, из-за их дороговизны и приготовить всё самостоятельно. Однако привезённых с собой кулеров не хватило для всех желающих выпить кофе. Спешно обратились к администрации, и она предоставила в пользование участников конференции тэны, причем быстро и совершенно бесплатно;

– Соотношение цена/качество. Первоначально место проведения мероприятия выбирают, как правило, по трем критериям: стоимость (соответствие/несоответствие бюджету), расположение, наличие необходимой инфраструктуры. Затем при выезде на место необходимо оценить, насколько цена соответствует тому, что вы видите. Полученные данные рекомендую занести в таблицу, подобную представленной ниже, и затем провести их сравнительный анализ.

Описав все осмотренные вами дома отдыха, вы легко сможете сделать выбор в пользу наиболее соответствующего вашим целям. Главное правило – заполнять таблицу сразу после посещёния каждого из комплексов.

Программа мероприятия.Формировать программу мероприятия также необходимо заранее, при этом обязательно обсуждая её с заинтересованными лицами. С этой целью желательно создать рабочую группу, в состав которой должны войти руководители, сотрудник/сот­рудники отдела персонала, отвечающие за подготовку мероприятия. Рекомендую совещания рабочей группы проводить еженедельно в одно и то же время. Таким образом, формирование программы мероприятия пройдет наиболее эффективно и будет отвечать запросам заинтересованных лиц. Также рабочая группа должна обсудить темы предстоящих выступлений и тезисы докладов. Программа мероприятия в общем виде должна быть сформирована и согласована за два месяца до его начала, чтобы организаторы имели возможность оповестить всех региональных сотрудников заблаговременно.

После того как программа будет отшлифована, необходимо приступить к написанию докладов и подготовке папок участников. Желательно за три недели до мероприятия устроить нечто вроде пробного выступления докладчиков – своеобразную их тренировку. Благодаря этому каждый из выступающих увидит, что именно в его докладе необходимо поправить, а сотрудники отдела персонала корректно помогут в этом. Также сотрудники отдела персонала должны, просмотрев все доклады, совместно с рабочей группой внести в них необходимые исправления.

Как правило, такие мероприятия обязательно имеют торжественную часть, во время которой награждают лучших сотрудников компании по итогам работы за прошедший период. Необходимо заранее определить, за что именно и как будут отмечены сотрудники и какое место в общей программе мероприятия займет церемония награждения.

Мы поступили следующим образом: определили номинации и номинантов, позаботились о дипломах и подарках. Также нами было подготовлено своеобразное представление, целью которого было показать, за что именно награждается каждый номинант. Сделано это было в интересной форме, с элементом интриги: сначала рассказывалось о достижении и только затем сообщалось имя победителя. Такое награждение оживляет деловое мероприятие, и в программе его надо запланировать на то время, когда аудитория устанет или её внимание ослабеет. Мы провели награждение после обеда, чтобы включить участников конференции в рабочий процесс постепенно.

Организационные моменты.Внимание к мелочам – важный принцип организации любого мероприятия. Представьте, что во время тренинга у вас закончились листы для флип-чарта, на территории, где проводится мероприятие, их тоже нет, и вы выяснили это, потратив 20 минут на поиски администратора. Все будут помнить о том, как вы искали бумагу, а потом были вынуждены писать на доске, стирая уже написанное. Такие досадные недоразумения могут испортить впечатление от тренинга. Для того чтобы этого не произошло, вам необходим чек-лист – особый блокнот, куда вносятся записи по поводу предстоящего мероприятия: что купить, о каких мелочах не забыть. Откажитесь от записей в ваш обычный ежедневник, где они привязаны к датам.

Если вы составите список необходимых действий на странице с датой мероприятия, есть вероятность накануне события прочитать о том, что необходимо было сделать две недели назад, но сделано это не было, да и места для списка не хватит. Записи в отдельном ежедневнике необходимо еженедельно систематизировать, переносить информацию о том, что сделано, в раздел «Сделанное», расставлять приоритеты, указывать сроки. Отдельно следует вести список того, что взять с собой.

Развлекательные мероприятия.Если в рамках конференции предусмотрены развлекательные мероприятия, то обязательно следуйте истине: «Я люблю клубнику, но когда я иду на рыбалку, я беру не клубнику, а червяков».

Выбирайте и планируйте такие мероприятия, которые будут с благодарностью восприняты сотрудниками. Если мероприятие такого уровня вы организуете в первый раз, проведите анкетирование, учтите мнения руководителей.

Очень осторожно относитесь к мероприятиям, проводящимся на свежем воздухе. Иногда погода может испортить любую, даже самую гениальную затею. Так, к сожалению, произошло, когда некоторое время тому назад проводилась презентация автомобиля премиум-сегмента мировой компании-производителя. Отлично подготовленное мероприятие и должно было пройти в прекрасном месте, на берегу реки. Но начался ливень, и от него не могли спасти даже тенты, которыми запаслись организаторы, потому что песок под ногами гостей моментально превратился в грязь. Впечатление от презентации было смазано.

Корпоративность.Мероприятие должно быть корпоративным не только по духу. Оно должно быть оформлено в полном соответствии с фирменным стилем компании. Все презентации и доклады должны быть выполнены в едином стиле. При оформлении мест, где проводится мероприятие, а также материалов участников должна использоваться корпоративная символика.

Информирование.«Кто владеет информацией – владеет миром». Информирование о мероприятии должно быть полным, конкретным, однозначно понимаемым. Информационные письма должны рассылаться заранее и содержать исчерпывающую и точную информацию по теме рассылки. Ошибки в этом случае обходятся максимально дорого.

Подводя итоги. Любое мероприятие, проводимое в компании, может быть как необходимостью, так и излишеством. Всё зависит от понимания целей, готовности компании и подготовки самого мероприятия.

Крымчанинова М.В.

Мифы управляют миром... и бизнесом?

Источник: // Управление персоналом. – 2005. – № 11 (117). – С. 59–66.