Создание запросов, форм, отчетов

Таблица Access сама не может инициировать процесс выдачи данных пользователю. То есть пользователь сам должен указать, что необходимо получить из базы данных. Отбор (выборка) данных, хранящихся в таблицах, осуществляется при помощи Запросов.

Запрос- это требование на отбор (выборку) данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными. Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает (отображает, формирует) выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. Запрос позволяет создать набор записей из данных, находящихся в одной или в разных таблицах.

Простейший запрос по отбору записей по каким-то условиям из одной таблицы или сортировке записей называется Фильтром. Фильтры обычно применяются при работе в режиме Таблицы или Формы для просмотра или изменения подмножества записей. Фильтр не является объектом БД, поскольку он отображает данные только на экране.

Сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что и в тех, и в других производится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса в виде таблицы.

Однако фильтры, в отличие от запросов, не позволяют выполнять следующие действия:

1) объединять таблицы, т.е. отображать в одной строке данные из нескольких таблиц;

2) указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, т.е. они отображают все поля базовой таблицы;

3) производить вычисления (суммы, средних значений и др.);

4) сохранять окно базы данных фильтра как отдельный объект, хотя и могут его

сохранить в виде запроса.

Типы запросов

1. Запросы на выборку данных- возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы. Запросы на выборку позволяют осуществлять:

- группировку записей;

- вычисления сумм (Sum), средних значений (Avg), подсчета записей (Count) и др.;

- поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице;

- поиск повторяющихся записей.

2. Перекрестные запросы- для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее или другие расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

3. Запросы на изменение- для создания таблиц, удаления, обновления и добавления записей.

4. Запросы SQL- это запрос, создаваемый при помощи языка инструкций SQL (Structured Query Language), например, команд SELECT, UPDATE или DELETE и предложений WHERE или ORDER BY. Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора, Microsoft Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL.__каждой таблицы или запроса, на основе которых она

создается.

Создание форм

Формы являются типом объектов, который обычно используется для отображения данных. Источником данных для форм являются таблицы или запросы, поэтому данные в формах являются «связанными» с соответствующими объектами. Это правомерно и для случая, когда формы используются для ввода и редактирование хранящихся в базе данных.

В форме можно включать не все поля из таблицы или запроса, на основе которых она создается. Формы служат посредником между пользователями и базой данных, поскольку позволяет отображать данные (счет-фактура, накладные и пр.) в нужном виде (счет-фактура, накладные, квитанции и пр.).

Формы разделяются на три типа:

­ форма для ввода данных - обеспечивают ввод и редактирование данных.

­ кнопочная форма – используется для открытия других форм или отчетов.

­ пользовательское диалоговое окно - для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

Формы создают с помощью режима АвтоФорм, Мастера и Конструктора. Режим конструктора используют для редактирования и изменения форм. Форма не должна включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых она создается.