Класіфікацыя, кампазіцыя, мова справавых лістоў

Справавы ліст уваходзіць у сістэму арганізацыйна-распарадчай дакументацыі, таму на мову і стыль справавога ліста распаўсюджва-юцца амаль тыя ж самыя законы складання службовых тэкставых дакументаў (пратаколаў, справаздач і г.д.).

Як правіла, аўтарам справавога ліста з’яўляецца асоба юрыдычная, а не фізічная, таму стандарт патрабуе абавязкова называць выканаўцу яго. Большая частка такіх лістоў візіруецца і падпісваецца некалькімі асобамі, што надае яму большую важнасць.

Калі аўтарам справавога ліста з’яўляецца асоба юрыдычная – арганізацыя, прадпрыемства, установа, фірма, кааператыў, аб’яднанне, – то суб’ект дзеяння атаясамляецца з назоўнікамі са значэннем зборнасці: дырэкцыя, адміністрацыя, кіраўніцтва, калегія, савет дырэктараў і г.д.

Кожны ліст уключае адзін або некалькі аспектаў. Таму існуе паняцце адна- і многааспектныя лісты. Аспект – гэта думка (тэма), якая выказана адным або некалькімі сказамі. Многааспектны ліст патрабуе пачынаць змест кожнага аспекту (думкі, тэмы) з новага радка – абзаца, які і будзе служыць паказчыкам пераходу ад адной думкі да другой. Такім чынам будзе значна лягчэй успрымацца інфармацыя тэксту ліста, можна хутка знайсці неабходны аспект (абзац), каб спыніцца і засяродзіць на ім увагу.

Парушэнне гэтага патрабавання – прытрымлівацца абзацаў у лістах – значна абцяжарвае працэс успрымання і апрацоўкі інфармацыі.

Напрыклад: “Дзякуем за Вашу просьбу даць прапановы на пастаўку сельскагаспадарчых машын і абсталявання. Паведамляем, што мы маглі б паставіць неабходную Вам тэхніку і абсталяванне ў IV квартале г.г. Просім адказаць нам не пазней за 20 сакавіка г.г.”.

Ці правільна аформлены гэты ліст? Якія аспекты ўтрымлівае гэты ліст? Вызначце і назавіце іх.

Безумоўна, гэты ліст утрымлівае тры розныя аспекты: удзячнасць, паведамленне, просьбу – і кожны сказ-аспект павінен быў пачынацца з новага радка.

Паводле функцыянальных прыкметаў усе лісты можна падзяліць на дзве групы:

1) лісты, якія патрабуюць адказаў;

2) лісты, якія не патрабуюць адказаў.

Лісты першай групы ўключаюць ліст-просьбу, ліст-зварот, ліст-прапанову, ліст-запытанне, ліст-патрабаванне.

Лісты другой групы, што не патрабуюць адказаў, – гэта ліст-папя-рэджванне, ліст-напамінанне, ліст-пацвярджэнне, ліст-адмова, ліст-распараджэнне, ліст-паведамленне, гарантыйны ліст і суправа-джальны.

Кожны ліст мае сваю моўную формулу, г.зн. устойлівы зварот, словазлучэнне, якія паказваюць на характар функцыі гэтага ліста. Напрыклад, моўнай формулай для ліста-просьбы будуць словы “Прашу, просім, звяртаемся з просьбай”; ліста-паведамлення – словы “Паведамляем, даводзім да вашага ведама, інфармуем” і г.д. Па моўных формулах і вызначаюць разнавіднасць справавых лістоў.

Кампазіцыя справавога ліста – гэта паслядоўнасць размяшчэння яго састаўных частак (аспектаў). Найбольш рацыянальная структура тэксту справавога ліста складаецца з дзвюх частак: у першай выкладаюцца факты і падзеі, якія паслужылі падставай для складання гэтага ліста, а ў другой частцы – высновы, просьбы, прапановы, рашэнні, распараджэнні.

Напрыклад, кампазіцыя ліста-запытання можа выглядаць так:

– ветлівы зварот;

– абгрунтаванне актуальнасці запытання;

– змест запытання;

– вынік, які мяркуецца атрымаць, калі запытанне будзе задаволена;

– фармулёўка гарантыі;

– заключныя словы.

Напрыклад: “Накіроўваем Вам дэталёвае апісанне аўтаматычных сістэм кіравання. Матэрыял налічвае 20 старонак тэксту, 5 табліц, 4 малюнкі-схемы. Атрыманне просім пацвердзіць”.

Ліст-просьба ўключае наступныя часткі:

– ветлівы зварот;

– выкладанне прычыны, якая прымусіла звярнуцца з гэтай прось-бай;

–выкладанне самой просьбы;

–вынік, які атрымаецца, калі просьба будзе задаволена;

–гарантыі;

– папярэдняя ўдзячнасць і гатоўнасць супрацоўнічаць;

–заключныя словы.

Найбольшую цяжкасць выклікае складанне ліста-адмовы. Заходні і амерыканскі дзелавы свет увогуле вельмі далікатна ставіцца да праблемы адмовы і ў сваіх зносінах кіруецца пераважна пастулатам вядомага амерыканскага псіхолага Д. Карнегі “Ніколі не кажы чалавеку “не”. А калі японец вам кажа: “Я вельмі шкадую і прашу прабачэння, што сёння не магу разгледзець ваша пытанне. Будзьце так ласкавы і прыйдзіце заўтра”, то гэта трэба разумець: “Я не вырашу ваша пытанне”.

Кампазіцыя ліста-адмовы можа быць такой:

– ветлівы зварот;

– дэталёвае паўтарэнне просьбы;

– абгрунтаванне прычын, па якіх просьба не можа быць выканана;

– канстатацыя адмовы;

– заключныя словы.

Тут належыць звярнуць увагу на заключныя словы. Яны павінны абавязкова выражаць спачуванне, што вы пакуль што, у гэты момант, па незалежных ад вас прычынах не можаце выканаць просьбы, а таксама прапанову аднавіць супрацоўніцтва ў больш спрыяльныя тэрміны. Заключныя словы такога ліста павінны пакідаць партнёру спадзяванне.

Такім чынам, пры складанні афіцыйнага ліста мэтазгодна спачатку пабудаваць лагічную схему яго зместу, абавязкова спасылаючыся на змест папярэдняга, атрыманага вамі ліста.

Як было ўжо адзначана, справавы ліст – гэта дакумент, і на мову яго распаўсюджваюцца тыя ж моўныя штампы, канцылярызмы, характэрныя гэтаму віду дакумента. Вось некаторыя мадэлі і сінтаксічныя канструкцыі справавога ліста:

ліст-паведамленне:

– паведамляем, што …;

– даводзім да Вашага ведама, што …;

– напамінаем Вам аб тым, што …;

– яшчэ раз напамінаем Вам ….

ліст-суправаджэнне:

– накіроўваем Вам …;

– высылаем …;

– дасылаем ….

ліст-прапанова:

– прапануем Вам …;

– мы можам прапанаваць Вам …;

– просім разгледзець нашы прапановы …;

– спадзяёмся, што нашы прапановы будуць разгледжаны …;

– можам рэкамендаваць Вам (даць рэкамендацыі па) ….

ліст-гарантыя:

– аплату

– якасць вырабаў

– тэрміны выканання г а р а н т у е м

– адпаведнасць патрабаванням

– надзейнасць пры эксплуатацыі

– зварот каталогаў у вызначаны тэрмін

Заключныя словы пісьма вельмі важныя, бо з’яўляюцца сігналам для адпаведных дзеянняў другога боку (рэспандэнта).

Напрыклад:

– пераканаўча просім Вас не затрымліваць адказ;

– просім прабачэння за затрымку з адказам, за дапушчаныя памылкі (недакладнасці);

– спадзяёмся, што наша просьба будзе выканана;

– з цікавасцю чакаем Вашых новых прапаноў (заказаў);

– з надзеяй на спрыяльнае вырашэнне нашага пытання;

– мы ўпэўнены, што выкананне нашага заказу знаходзіцца пад Вашым асабістым кантролем і будзем удзячны, калі Вы знойдзеце магчымасці пачаць пастаўку ўжо з лютага г.г.;

– удзячны Вам за прапановы. Яны прыняты ўсе цалкам;

– выказваем Вам глыбокае прызнанне за паслугі, аказаныя нам і нашым партнёрам. Вашы заўвагі дастаткова слушныя, усе яны прыняты і будуць улічаны пры вытворчасці новай партыі пагрузчыкаў;

– мы гатовы выканаць усё, што залежыць ад нас, для таго, каб …;

– аб тэрмінах пастаўкі мы паведамім дадаткова.

Літаратура

1. Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – Минск, 1990.

2. Веселов, П.В. Как составить служебный дакумент. Экономика / П.В. Веселов.– Минск, 1982.

3. Каўрус, А.А Стылістыка беларускай мовы / А.А. Каўрус.– Мінск., 1992.

4. Каўрус, А.А Дакумент па беларуску / А.А. Каўрус. – Мінск., 1994.

5. Культура речевого общения делового человека: Справочник-практикум. – М., 1996.

6. Паневчик, В.В. Деловое письмо / В.В. Паневчик. – Минск.: Амалфея, 1999.

7. Рахманин, Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М., 1997.

ДАДАТАК 1

Перадача інфарматыўнага зместу тэксту

з аналізам яго структуры

Структура тэксту Лексічныя сродкі
Тэма артыкула Артыкул мае загаловак, называецца, названы... Артыкул прысвечаны тэме, праблеме, пытанню... Тэма артыкула; гэта артыкул на тэму; пра (аб)... Аўтар артыкула расказвае нам пра (аб), распавядае, выкладае тэзы... Артыкул з’яўляецца (чым) / уяўляе сабою (што) (абагульненне, пераказ, агляд, аналіз, апісанне і г.д.) У артыкуле разглядаецца (што), гаворыцца (пра што); даецца ацэнка, аналіз; абагульняецца (што); прадстаўлены погляд (на што)
Кампазіцыя артыкула Артыкул падзяляецца на..., пачынаецца з...; складаецца з...; заканчваецца (словамі)
Праблема У артыкуле аўтар ставіць, закранае, асвятляе (наступныя праблемы), спыняецца на наступных праблемах; закранае наступныя пытанні, асабліва спыняецца (на чым) Сутнасць праблемы зводзіцца (да чаго) У артыкуле даецца абагульненне, навукова абгрунтаванае апісанне, закранаецца пытанне пра (аб)
Ілюстрацыя аўтарам сваіх пазіцый Аўтар прыводзіць прыклад таго, як... Аўтар прыводзіць цытату з..., факты, лічбы, звесткі, якія ілюструюць гэтае палажэнне / тэзу
Заключэнне Вывады / высновы Аўтар прыходзіць да вываду / высновы, заключэння Аўтар падводзіць вынік У выніку можна прыйсці да высновы У заключэнне / на заканчэнне можна сказаць, што... Сутнасць вышэйпададзенага зводзіцца да наступнага (да таго, што...) Можна зрабіць заключэнне, што... У цэлым (у асноўным) вынікае, што... 3 гэтых даных / звестак вынікае, што... На падставе гэтага мы пераконваемся ў тым, што... Абагульняючы выказанае... 3 гэтага вынікае, што...

Перадача інфарматыўнага зместу тэксту

пры дапамозе яго апісання (з уключэннем ацэнкі)

  Сэнсавыя адносіны Лексічныя сродкі
  Паказ наяўнасці інфармацыі ў аўтарскім тэксце Аўтар аналізуе, дае характарыстыку (характарызуе), адзначае, даводзіць, даказвае, параўноўвае, супастаўляе, называе, апісвае, разбірае, падкрэслівае, спасылаецца на... (робіць спасылку на...), спыняецца на..., раскрывае змест, адзначае важнасць..., фармулюе, зыходзіць з таго..., пярэчыць (чаму), закранае, сцвярджае, крытычна ставіцца (да чаго), ставіць задачу, пацвярджае выснову фактамі Тлумачыць гэта тым, што..., прычыну гэтага бачыць у тым, што..., лічыць, што
Апісанне аўтарскага тэксту а) У артыкуле пададзены пункт погляду (гледжання) на..., змяшчаюцца дыскусійныя палажэнні, супярэчлівыя сцвярджэнні, агульнавядомыя ісціны, каштоўныя звесткі, эксперыментальныя палажэнні; важныя неапублікаваныя звесткі, спробы даказаць, што / доказы (чаго), пераканаўчыя доказы / довады, вызначаюцца ... шляхі, адзначаецца важнасць..., выразна сфармулявана (што), даказана (што) б) улічваць, браць на ўвагу (пад увагу, да ўвагі); лічыцца (з чым), звяртаць увагу на..., зважаць на..., з увагі на....; мець на ўвазе; наводзіць на думку... в) важна адзначыць, што; сутнасць гэтага зводзіцца да наступнага... з тэарэтычнага пункту гледжання гэта... з практычнага пункту гледжання гэта... неабходна падкрэсліць, што...  
Перадача ўпэўненасці Упэўнены, перакананы; лічыць, што; мяркуе, што; прытрымлівацца пункту гледжання, згодна з якім...; пацвярджае: аўтар пераканаўча даказвае, што...; гэта даказвае, што...; даказана, што... зразумела, што; відавочна, што; няма сумнення ў тым, што...; у гэтай сувязі зразумела, што; аўтар адстойвае пункт гледжання...  
Перадача згоды Ухваляць, хваліць; захапляецца, згаджаецца, падзяляе пункт гледжання, пацвярджае, прызнае вартасць, прытрымліваецца (трымаецца) падобнага погляду (меркавання, думкі)  
Перадача крытыкі (нязгоды) а) Адзначаць недахопы, папракаць у неахайнасці (нядбайнасці, недакладнасці), выкрываць (выяўляць) недахопы, крытыкаваць, пярэчыць, аспрэчваць, разыходзіцца ў поглядах, абвяргаць, не звяртаць увагі, ігнараваць, выпусціць з-пад увагі б) Аўтар не раскрывае зместу...; пярэчыць, выпускае з-пад увагі; неабгрунтавана (беспадстаўна) сцвярджае, крытычна ставіцца, ставіць нездзяйсняльную (невыка-нальную) задачу, не пацвярджае высновы фактамі, незразумела, што...; дыскусійным з’яўляецца...; спрэчна, што...; спрэчным з’яўляецца...; вылучыць, прывесці, мець пярэчанне; адмовіцца ад сваіх меркаванняў  
Паказ меркавання Дапусціць, зрабіць (выказаць) здагадку, меркаванне, выказаць гіпотэзу; дамовімся, што...  
         

Сродкі арганізацыі звязнага тэксту

сэнсавыя дачыненні паміж часткамі інфармацыі Сродкі арганізацыі звязнага тэксту
Вызначэнне тоеснасці, блізкасці суб’екта дзеяння ці месца дзеяння Ён, гэты, той, такі, гэткі Тут, там, туды, сюды, усюды, вышэй, ніжэй
Прычынна-выніковыя і ўмоўна-выніковыя дачыненні паміж часткамі інфармацыі І, але, таму, вось чаму, адсюль, адтуль, тым самым, з прычыны гэтага, з гэтай прычыны, у выніку, дзеля гэтага, такім чынам, выходзіць, значыць, у выніку гэтага, у залежнасці ад..., дзякуючы таму, у сувязі з гэтым, у такім выпадку, у гэтым выпадку
Далучэнне і аб’яднанне частак інфармацыі І, таксама, пры гэтым, разам з тым, акрамя таго, апрача таго, звыш (чаго), больш за тое, дарэчы, між іншым
Супастаўленне і супрацьпастаў-ленне частак інфармацыі І (усё (ж) такі), жа; з аднаго боку, наадварот, але, аднак, нават, ды; не толькі, але і; затое, інакш, іначай, так, гэтак, якраз так (дакладна), як, менавіта гэтак, такім чынам, такім шляхам, аналагічна, наступным чынам, тады як, у адрозненне ад...
Абагульненне, вывад, высновы (з папярэдняй інфармацыі) Такім чынам, дык вось, карацей (кажучы), наогул, (адным) словам; такім чынам, выходзіць, значыць; з гэтага
Парадак пералічэння інфармацыі Па-першае, па-другое, па-трэцяе...; нарэшце, урэшце
Тлумачэнне – ілюстрацыя, удакладненне, вылучэнне асобнага выпадку Напрыклад; так, напрыклад; менавіта, толькі, нават, ледзь (толькі), ж (жа), асабліва; іншымі словамі, інакш кажучы, больш дакладна. у прыватнасці, прычым
Ацэнка ступені верагоднасці інфармацыі Зразумела, безумоўна, відавочна, сапраўды, насамрэч, папраўдзе, відаць
Пачатак разважання, будучае дзеянне У (на) пачатку, спачатку, перадусім, перш за ўсё, у першую чаргу
Адначасовасць, паўтаральнасць дзеяння Зараз, цяпер, папярэдне, адначасова, у той жа час, разам з, толькі што, ужо, раней, зноў, яшчэ раз, ізноў
Заканчэнне дзеяння   Затым, далей, пазней, пасля, надалей, у заклю-чэнне, на заканчэнне
Сувязь з папярэдняй і далейшай інфармацыяй Як зазначалася, як было паказана, як было зазначана вышэй, як было адзначана, згодна з гэтым, адпаведна (чаму), падобна да, таксама як, нібы апошні, папярэдні, дадзены, шуканы, адпаведны, вышэйапісаны, вышэйпрыведзены, вышэйзгаданы, раней названы, уведзены, выведзены, даведзены, даказаны, (за)дадзены, за(с)кончаны, выкладзены, знойдзены, апісаны, вызначаны, адзначаны, пералічаны, пабудаваны, прыведзены, ужыты, скарыстаны, разгледжаны, сфармуляваны, зазнача-ны, памянёны, устаноўлены, наступны, ніжэйпада-дзены, далейшы, шуканы, падразглядны, разгляданы, патрэбны, аналізаваны
Увядзенне абагульняльнай інфармацыі Разгледзім наступныя выпадкі..., прывядзём прыклад..., працягнем разгляд..., высветлім суадносіны (дачыненні)...

ДАДАТАК 2