Организационно-административные методы управления

Имеют в своей основе власть руководителя, его права, присущую организации дисциплину и ответственность. Данные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль за их выполнением. Они призваны обеспечить организационную четкость и дисциплину труда и регламентируются правовыми актами трудового и хозяйственного законодательства.

По существу эти методы – это методы принуждения.

В рамках фирмы возможны три формы организационно – административных методов:

1. Обязательное предписание (приказ, запрет)

2. Сожаление (консультации, разрешение, компромисс)

3. Рекомендации, пожелания (совет, разъяснение, предложение, обещание)

В зависимости от методов руководства формируется и система подчинения. Такая форма подчинения должна носить благожелательный характер и не вызывать нежелательных эмоций типа унижений, неловкости, досады, раздражения и не приводить к стрессам.

Социально-психологические методы управления

Данные методы управления направлены на формирование в коллективе положительного взаимоотношения работников, их отношения к средствам труда и окружающей среде. Основное средство воздействия – убеждение. Убеждая, руководитель должен учитывать природу человеческого поведения и человеческих отношений в процессе совместной деятельности.

В число таких методов входят методы управления социально-массовыми процессами, группами, внутригрупповыми отношениями и процессами, индивидуальным личностным поведением

.

Методы управления социально-массовыми процессами

Используются в управлении большим количеством людей (в рамках фирмы или корпорации). Они служат инструментом регулирования процессов движения кадров (набор персонала, определение зарплаты и льгот, адаптацию, перевод, увольнение, продвижение по службе) и процессов миграции населения (для государственных органов).

Методы управления группами

Используются руководителями для эффективного управления коллективом как целостной организаций. Самыми общими методами являются авторитарный, демократический и либеральный стили управления.

Виды методов управления

Среди методов управления внутри группировок, явлений и процессов выделяют: повышение социально – производственной готовности, социально – исторической преемственности и социального нормирования, управление ролевым поведением, совершенствованием коммуникаций, социальной пропаганды и агитации.

Методы управления индивидуально – личностным поведением

Направлены на применение средств психологического воздействия на работника и зависят от развития его психики: особенностей мышления, воображения, внимания, психомоторики (ориентация во времени и пространстве), мотивации и типа темперамента.

Хороший менеджер принимает во внимание такие факторы, как содержание труда, личный авторитет в трудовом коллективе, социальные отношения. Учитывать необходимо и психологические взаимоотношения людей.

Самоменеджмент

Самоменеджмент направлен на организацию себя в достижении поставленных целей, к успеху деятельности. У самоменеджмента есть определенный круг правил и функций:

Таблица 10 - Самоменеджмент

Постановка цели Это анализ и формирование личных целей, значение постановки целей. Цель описывает конечный результат, это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Цель дает ясность в том, в каком направлении необходимо двигаться. Без нее можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим. Если существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях.

Продолжение таблицы 10

Ситуационный анализ Формулировка целей (планирование целей), нахождение целей. Ситуационный анализ представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (и средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем еще надо работать (слабые стороны). Формулирование целей – это конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования.
Планирование Подготовка к реализации целей и упорядочение времени. Состоит из: 1) Принципов и правил планирования времени (для выполнения своих функций и достижения целей, необходимо четко представить себе свой бюджет времени и совокупность своих задач) 2) Системы планирования времени (план жизни → план на несколько лет (5 лет) → годовой план → квартальный план → месячный план → декадный (10 дней) → дневной план. Принятие решений – это установление приоритетности дел, т.е. выбор первоочередных дел и задач. Очередность дел можно определять с помощью следующих методов: 1) принцип Парето; 2) установление приоритетов с помощью анализа АБВ; 3) ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра.
Основы делегирования Под делегированием понимается передача задач своему подчиненному из сферы деятельности самого руководителя, при сохранении за собой ответственности за руководство, которое не может быть делегировано. Передача задачи или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями.
Реализация и организация Это составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Существует 3 группы правил: правила начала дня (начинать день с позитивным настроением, хорошо позавтракать и без спешки прийти на работу), основной части дня (хорошая подготовка к работе влияет на фиксацию сроков) и конца дня (завершить несделанное, контроль за результатами и самоконтроль, план на следующий день). Каждый день должен иметь свою кульминацию.
Самоконтроль и контроль итогов Служит улучшению трудового процесса. Контроль охватывает 3 задачи: - осмысление физического состояния; - сравнение запланированного с достигнутым; - корректировка по установленным отклонениям. Необходимо регулярно проверять свои результаты
Информация и коммуникация Самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней. Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. Для того, чтобы экономить свое время, руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладанию информацией. Рациональное чтение предполагает определение того, надо ли этот материал читать вообще, если да, то в каком объеме.
Рациональное проведение совещаний Совещания забирают у руководителя и у подчиненных очень большую часть рабочего дня. Повестку дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечайте время в соответствии с его значимостью. Контролируйте, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются.

Продолжение таблицы 10

Переговоры по телефону Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации. Также его можно использовать для связи с сетью Интернет.
Рациональное Ведение корреспонденции Подготовьте стандартные ответы; старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг; не увлекайтесь размножением документов; своевременно уничтожайте архивы; совершенствуйте документооборот.

Значение самоменеджмента велико как в профессиональной, так и в досуговой деятельности людей.

Что дает самоменеджмент:

1. Выполнение работы с меньшими затратами.

2. Лучшая организация труда.

3. Лучшие результаты труда.

4. Меньше спешки и стресса.

5. Больше удовлетворения от работы.

6. Большая мотивация труда.

7. Рост квалификации.

8. Меньшая загруженность работой.

9. Меньше ошибок при выполнении своих функций.

10. Достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Планирование и организация работы менеджера

Прежде всего, менеджер должен продумывать свою работу и, соответственно, хорошо планировать ее. Планировать следует на каждый день, неделю, месяц и т. д. В ходе планирования необходимо выделение приоритетных задач, ведь хорошо спланированная работа - это как машина, хорошо отлаженная, которая принесет максимум пользы, минимум издержек.

Фактор времени играет огромную роль в жизни каждого человека и не менее важную в жизни организации и ее менеджеров.

Менеджер должен ценить свое время и использовать его наиболее эффективно. Менеджер не вправе ориентировать потребителей продукции и клиентов организаций на излишние затраты времени типа: «придите завтра», «подождите, пока мы завезем такой товар» или «подождите конца перерыва».

Если организация что-то не успела, ее менеджер тоже, значит он остановился на данном этапе деятельности и проиграл конкурентам. А последние постараются все сделать точно в срок под девизом «Мы ценим ваше время». Распределение же рабочего времени должно быть максимально эффективным и для них самих, и для организации, и для внешней среды, имеющей контакт с организацией. Примером может служить заключение договора поставки продукции или сырья (информации) по графику, совпадающему с графиком работы фирмы, или создания гибкого графика рабочего времени для удобства работы структур организации.

Планирование личного труда.

Работы, подлежащие выполнению в течение дня, делятся по срочности и по значимости. На первые часы работы надо предусмотреть ознакомление с почтой, прием посетителей, так как в этот период происходит «врабатывание». Решение наиболее трудных вопросов надо проводить во время пика своей работоспособности, которая выявляется в процессе работы. Проведение собраний, совещаний и заседаний лучше осуществлять в начале или конце недели, когда наблюдается снижение работоспособности.

В план личного труда не следует включать ежедневно повторяющиеся дела.

Для них лучше зарезервировать 25-30% рабочего времени. На непредвиденные работы отвести 10-15% времени.

Для повышения эффективности своего труда любой менеджер должен уметь определять важность и очередность возникающих проблем, не поручать другим решения стратегических проблем, но второстепенные вопросы передать заместителям, быть требовательным к себе и другим, не допускать безответственности, с достоинством проигрывать, быть последовательным и справедливым в своих действиях.

Планирование рабочего дня.

Рекомендуется пользоваться следующей схемой:

1. Поставить перед собой задачи. На этой основе составить перечень дел (на длительный период).

2. Изучить перечень дел. Крупные задачи разбить на мелкие.

3. Установить конкретную дату исполнения каждой задачи и подзадачи.

4. На первое место в календаре поставить дела с фиксированным сроком выполнения (например: подготовка к совещанию, которое должно состояться в этот день).

Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например: выработка новой стратегии).

Специалисты рекомендуют включать в эту группу «неприятные» задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения (например: неприятный разговор с подчиненным).

К делам второй степени важности можно отнести различного рода среднесрочную работу, а также работу, связанную с выполнением обычных функций.

На третье место следует поставить второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки).

Внести в календарь срочные дела, которые возникли накануне.

Попытаться сократить список работ.

Рекомендуется:

1. Не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день.

2. Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на более благоприятное для Вас время суток, оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня.

3. Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей, если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу.

4. Переписать не выполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумайте о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.

Планирование рабочего времени на неделю

В понедельник утром следует составить список всего, что Вы хотите сделать. Определите приоритеты, выберите наиболее важные дела и запланируйте их на начало недели. Остальные распределите по другим дням.