Тема 6. Текстове оформлення довідково-інформаційних документів

(4 години)

План

1. Особливості ділового листування.

2. Службові листи, їх види, реквізити.

3. Телеграма, факс.

4. Протокол. Витяг з протоколу.

Методичні поради до вивчення теми

Мета вивчення цієї теми - з’ясувати основніпоняття про призначення довідково-інформаційних документів; ознайомити з вимогами до складання та оформлення довідково-інформаційних документів; вчити складати різні види ділових листів, правильно писати виробничі протоколи та витяги з протоколів; розвивати розвивати культуру усного і писемного мовлення, збагачувати рівень мовної культури.

Вивчення дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)» доцільно містить у собі тему з вивчення довідково-інформаційних документів, яка має велике значення в професійному усному і писемному мовленні. Слід зазначити, що ознайомлення з матеріалом теми “Текстове оформлення довідково-інформаційних документів” має базуватися на вже здобутих знаннях зі шкільного курсу «Українська мова». Тому вважається, що студент має уявлення про такі поняття, як „ епістолярний стиль”, „написання листа”, „протокол”, “реквізити”, i т. iн.

Вивчення теми доцільно починати з розгляду особливостей ділового листування. Ознайомлення з основними правилами оформлення довідково-інформаційних документів допоможе студентові правильно їх складати і використовувати за необхідності у професійному спілкуванні.

Наступним кроком вивчення теми є засвоєння поданого теоретичного матеріалу на практиці за допомогою завдань. Слід пам’ятати, що порушення мовних норм веде до некоректного спілкування, непорозуміння між співрозмовниками, суттєвих помилок при оформленні документації, тощо.

Матеріал для самостійного вивчення

Знай, папери в житті – не химери

і не плід канцелярій нудних:

Ділові необхідні папери

У стосунках людей ділових.

Д. Білоус

1. Особливості ділового листування.

В усі часи листування грало важливу роль у дипломатичному спілкуванні.

У наш час за наявності телефонного зв’язку та Інтернету ділове листування і надалі залишається одним з найпоширеніших видів обміну інформації.

Службові листи встановлюють офіційні, службові контакти між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз’яснити йому щось, переконати в чомусь.

Правила ведення ділової кореспонденції:

· виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним;

· факти й події слід висвітлювати об’єктивно;

· усі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло;

· декілька питань можна порушувати в одному листі тоді, коли вони взаємопов’язані.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати. В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Службовий лист оформляють на бланку або на чистому аркуші паперу, використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Починати листа необхідно із звертання.Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є звертання:

Шановний/а (ім’я по батькові)!

Шановний пане (пані)... !

Вельмишановний пане!

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію:

Високодостойний пане Міністре!

Вельмишановний професоре!

Високоповажний пане ректоре!

Вибір завершальних речень є дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа: Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Щиро дякую за...

Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю.

Звісно, не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою.

Бажаємо успіхів!

2. Службові листи, їх види, реквізити.

Існує багато різних видів службових листів: інформаційні, листи-запрошення, супровідні, листи-повідомлення, листи-підтвердження, листи-нагадування, гарантійні, ініціативні, листи-відповіді, листи-прохання та ін.

Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги.

Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.

Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам чи організаціям. Починати ці листи можна з таких зворотів: „Просимо взяти участь у...”, „Запрошуємо Вас...”, „Ми раді запросити Вас...”. Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають дату і час їх проведення.

Супровідними листами адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Починати їх слід такими зворотами: „Надсилаємо...”, „Відправляємо...”. У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються.

Листи, які підтверджують той чи інший факт, варто починати такими фразами: Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

Основні реквізити ділового листа:

  • Штамп (повна назва установа – автора листа).
  • Номер і дата листа.
  • Назва установи-адресата.
  • Текст листа (вступна частина; основна частина).
  • Підпис керівника організації.
  • Печатка.

Зразок листа-прохання:

Директорові Центральної наукової

бібліотеки імені В. Г. Короленка

Просимо дозволу користуватися фондами Вашої бібліотеки викладачеві кафедри авіації та космонавтики Микитенку Віктору Анатолійовичу, який працює над проблемами оптимізації викладання механічних пошкоджень авіадвигунів студентам Сло’янського авіаційного коледжу.

Дата
Начальник Сло’янського

авіаційного коледжу (підпис)

Печатка

3. Телеграма, факс.

Телеграма – це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом). Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки “не”). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка).

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв’язку, другий підшивають у справу.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства – відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства – відправника.

Усе більшого поширення зараз набувають швидкі засоби зв'язку, зокрема факсимільний зв'язок, за допомогою якого передаються телефаксограми(факси).
Факс - документ, отриманий за допомогою спеціального апарата (телефаксу) по телефонним каналам зв'язку. Факс є по суті копією переданого документа. По телефаксу можуть бути передані будь-які види документів і додатків до них: таблиці, креслення, схеми, малюнки, фотографії. Однак факси в більшості випадків є різновидом ділової переписки між діловими партнерами й організаціями.

Оформлення факсу здійснюється аналогічно оформленню ділового листа, тільки в реквізиті Адресат замість поштової адреси вказується код міста й номер факсу одержувача.
Додатковими даними, які проставляє сам апарат(телефакс) є:
- код відправника;
- дата й час передачі, а також її тривалість;
- номер телефаксу, з якого передана информація;
- кількість переданих сторінок.
Якщо отримані факси містять важливу інформацію й призначені для тривалого використання, їх необхідно скопіювати.

4. Протокол. Витяг з протоколу.

Протокол – це документ, який відбиває процес і результати роботи колегіальних органів, проведення різних нарад, засідань, обговорень тощо. Протоколом оформляється також діяльність адміністративних органів, слідчих та ін. У ньому занотовуються всі виступи з розглянутих питань та прийняті рішення.

Протоколи поділяються на:

- повні;

- стислі;

- стенографічні.

Текст протоколу може складатися з одного або кількох розділів, кожен з яких ділиться на три частини, що починаються словами: Слухали; Виступили; Постановили (Ухвалили). Після цих слів ставиться двокрапка.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган).

3. Дата засідання.

4. Номер.

5. Гриф затвердження (якщо потрібно).

6. Текст.

7. Підписи голови й секретаря.

Зразок протоколу:

Протокол № 7

12 квітня 2012 р.

Зборів орендного швейного об’єднання «Каштан»

Укршвейпрому

Усього членів колективу:

Присутні:

Відсутні:

Порядок денний:

1. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни.

2. Розподіл грошових премій.

Слухали:

Про стан дисципліни в колективі об’єднання «Каштан» та необхідність створення комісії з питань контролю дисципліни. Інформація пана

Лисенка В. І.

Виступили:

Грищенко Л. Я., Іванова Г. М.. Коваль М. Д.. Петренко М. І. з пропозицією включити до складу комісії 15 осіб. Усього виступило 20 осіб з конкретними пропозиціями щодо створення комісії з питань контролю дисципліни у швейному об’єднанні «Каштан».

Постановили:

До 20.04.2012 р. створити комісію з питань контролю дисципліни в об’єднанні в складі 15 осіб. Список додається.

Голова зборів (підпис) С. І. Котова

Секретар (підпис) Р. М. Мостова