Порядок работы с письмами граждан и организация

ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН

6.1. Сроки рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены префектом района, заместителями префекта, в случаях, когда для рассмотрения обращений необходимо проведение специальной проверки, и истребование дополнительных материалов, либо принятие других мер.

Исполнитель обязан информировать заявителя (вышестоящий орган) о продлении рассмотрения обращения не позднее, чем за три дня до истечения срока рассмотрения.

Рассмотрение обращения не считается законченным, если заявителю или органу, из которого поступило обращение, сообщено лишь о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов или даны промежуточные ответы.

Обращения граждан считаются рассмотренными в тех случаях, когда даны ответы, на все поставленные в них вопросы и приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме.

Регистрация обращений, контроль за их исполнением, постановка на дополнительный контроль, снятие с контроля, а также запись на прием производится сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан и социальной защиты.

6.2. Письменные предложения, заявления и жалобы граждан принимаются сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан и социальной защиты префектуры района, которые регистрируют их в установленном порядке.

Согласно распределению обязанностей между заместителями префекта и в соответствии с содержанием каждого обращения специалисты отдела по работе с обращениями граждан и социальной защиты префектуры определяют, кому из руководителей префектуры направить его для рассмотрения и передачи по принадлежности.

Если обращение является повторным, материалы по первичному обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы. Ответы заявителям даются на все их обращения. Допускается подготовка одного ответа на несколько обращений заявителя, идентичных по содержанию, но при этом в ответе указывается перечень заявлений, на которые дается ответ. В соответствии со ст.13 ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» устный ответ на обращение гражданина не требующего дополнительной проверки фактов и обстоятельств, может быть дан только с согласия гражданина в ходе личного приема в государственных органах, органах местного самоуправления их руководителями и уполномоченными на то лицами, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина, «в остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов»..

Обращения, передаваемые в отдел по работе с обращениями граждан и социальной защиты и другие службы префектуры района, после исполнения подлежат возврату со всеми материалами.

Передача материала из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел делопроизводства и организационной работы, не допускается.

В случае утери обращения заявителя или материалов из его дела, исполнитель представляет начальнику отдела делопроизводства и организационной работы объяснительную записку для принятия мер и оформлению дубликата дела.

Ответы заявителям отправляются в установленном порядке, после списания их «в дело» соответствующими должностными лицами, по поручению которых они готовились.

Ответы, подготовленные по резолюциям префекта района, списываются в «дело» префектом района.

6.3. В резолюции руководителя должна содержаться следующая информация: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения резолюции, подпись руководителя, дата.

Ответственность за подготовку ответов по существу рассматриваемых обращений несет исполнитель, а ответственность за их отправку заявителям или в другие органы несет отдел делопроизводства и организационной работы.

Резолюции руководителей, содержащие поручение нескольким исполнителям, направляются отделом делопроизводства и организационной работы первому исполнителю, который несет персональную ответственность за доведение данных резолюций до остальных исполнителей и окончательную подготовку ответа заявителям.

Такие ответы считаются подготовленными тогда, когда их вторые экземпляры завизированы всеми исполнителями.

При уходе в отпуск, в случае болезни, увольнении или перемещении, сотрудник, ответственный за работу с обращениями граждан, обязан передать другому сотруднику, по согласованию с руководителем отдела по работе с обращениями граждан и социальной защиты все контролируемые обращения.

6.4. Поступившие в префектуру района обращения граждан из органов государственной власти в случаях, если они взяты ими под контроль, передаются префекту, заместителям префекта, которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения. Ими же подписываются ответы на эти обращения.

При подготовке ответов на обращения граждан в обязательном порядке заявители информируют о том, по распоряжению каких должностных лиц они готовились. Например: “На Ваше обращение….”, “По поручению….”, “В соответствии с указаниями…….” и т.п.

6.5. Исполнение обращений, носящих общественно значимый характер, а также содержащих информацию о непринятии мер по предыдущим заявлениям и жалобам граждан, берется на контроль. При поступлении наиболее важных обращений, требующих немедленного разбирательства, начальник отдела по работе с обращениями граждан и социальной защиты обязан немедленно информировать о них префекта.

В необходимых случаях, по инициативе руководителей префектуры,

для рассмотрения обращений создаются комиссии в составе ответственных работников префектуры района, представителей департаментов, комитетов, отделов и управлений, иных организаций, которые принимают необходимые решения с выездом на места.

6.6. Контроль за выполнением обращений, по существу, осуществляется префектом района, заместителями префекта, руководителями других структурных подразделений, давшими поручения по этим обращениям, а также их помощниками, имеющими поручение по контролю.

Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан и социальной защиты префектуры, который еженедельно информирует об исполнительской дисциплине должностных лиц, несущих ответственность за работу по рассмотрению обращений.

Отдел по работе с обращениями граждан и социальной защиты ежемесячно готовит для доклада префекту района или его 1-му заместителю анализ письменных и устных обращений граждан, поступивших в префектуру района, и информацию об исполнительской дисциплине должностных лиц.

При систематическом нарушении установленных сроков рассмотрения обращений граждан, информация о фактах нарушений передается начальнику отдела по работе с обращениями граждан для принятия мер.

6.7. Не подлежат рассмотрению анонимные обращения, а также обращения лиц, имеющих психические заболевания (если имеются на то соответствующие подтверждения), заявления и жалобы, которые носят абстрактный характер, а также не допускается направление жалоб на рассмотрение должностным лицам или организациям, действия которых обжалуются.

6.8. Личный прием граждан осуществляется префектом района, заместителями префекта района, по вопросам, отнесенным к их ведению.

Периодичность и время приема устанавливаются согласно графику, утвержденному префектом.

Предварительная беседа с гражданином, запись на прием, организация и проведение личного приема возлагаются на отдел по работе с обращениями граждан и секретарей соответствующих руководителей префектуры.

За день до начала приема помощники обязаны представить своим руководителям список лиц, записавшихся на личный прием.

В случае невозможности проведения приема граждан руководителем или другим должностным лицом помощник (секретарь) руководителя в обязательном порядке лично информирует об этом лиц, записавшихся на прием.