Структура информационной системы в гостиничном бизнесе

Гостиница – это предприятие, предоставляющее людям, находящимся вне дома, комплекс услуг, важнейшими среди которых в равной степени являются услуга размещения и питания. Обеспечение высокого уровня обслуживания в гостинице можно достичь только с условием применения современных информационных технологий.

Информационные технологии предусматривают автоматизацию многих гостиничных процессов:

· электронное резервирование;

· введение технологий, способствующих улучшению качества обслуживания одновременно при сокращении персонала.

Автоматизированные системы направлены на повышение производительности труда, поднятие уровня знаний у высших управленческих работников. Становится все более обычным совмещение профессий, что влечет за собой растущую потребность в более фундаментальной подготовке персонала, в обучении каждого нескольким профессиям.

Основные службы в гостинице:

· административно-управленческая служба;

· служба приема и размещения;

· служба обслуживания и номерного фонда;

· служба общественного питания;

· коммерческая служба;

· инженерно-техническая служба;

· вспомогательные и дополнительные службы и др..

Информационные системы (ИС), применяемые в гостинице представляют собой совокупность взаимосвязанных модулей, которые объединяют различные ее службы.

Требования к модулю менеджера:

· хранение информации о госте определенное количество дней;

· расчет средней стоимости номера и загрузка отеля;

· возможность гибкого изменения формата информации о госте;

· ранжирование номеров по заданной приоритетности;

· формирование необходимых оперативных сообщений пользователю.

Модуль администрации выполняет следующие функции:

· ведение листа ожидания неограниченное число дней;

· оформление групповых заявок;

· просмотр информации о предыдущем пребывании гостя, например, номер комнаты, особые запросы, комментарии оператора;

· бронирование номеров;

· присвоение номерам различных тарифных статусов;

· предупреждение о возникновении ситуации превышения заявок над количеством свободных номеров;

· печать подтверждений заявок;

· проверка кредитоспособности клиента перед продажей номера;

· организация телефонной консоли;

· учет телефонных звонков гостя и оформление расходов за них на личный счет гостя.

Модуль отдела горничных служит для информирования о состоянии номеров отделы администрации и резервирования. Основные его функции:

· снабжение актуальной информацией о статусе номеров: свободно, занято, чистка не произведена, чистый, готов для продажи;

· предоставление полной информации о наполняемости отеля, включая прогноз;

· связь с ТВ-системой, позволяющей изменять статус номера при помощи телетекста.

Модуль отдела питанияобеспечивает обслуживание информационных потоков между поставщиками продуктов, бухгалтерией, складом и кухней, организует поступление заказов на центральный кухонный терминал от посетителей отеля, находящихся в торговом зале.

Автоматизированные системы управления гостиницами решают такие задачи, как бронирование мест в отеле и слежение за размещением гостей, управление всеми внутренними ресурсами отеля, подготовка отчетности по наличным и безналичным платежам, поддержку базы данных гостей, анализ деятельности отеля, взаимодействие с другими системами автоматизации.

Автоматизация внутренних служб гостиницы подразумевает создание рабочих мест для портье, отдела бронирования отеля, бухгалтерии, руководителя хозяйственной службы гостиницы (санатория), системного администратора, финансового директора.

В качестве примеров можно привести следующие системы:

LodgingTouch– повышает качество обслуживания гостей, автоматизирует административную, маркетинговую, финансово-экономическую и хозяйственную деятельность гостиниц и гостиничных комплексов, а также пансионатов, домов отдыха, санаториев и мотелей.

Hotel-2000 – предназначена для гостиниц с любым числом номеров, имеет модульную структуру и состоит из подсистем автоматизации гостиничных функций и автоматизации ресторанов и баров;

Отдел бронирования:

· бронирование индивидуальное, групповое;

· информация о внесении депозитов за бронь;

· функция квотирования (отдельные тарифы для организаций);

· ведение базы данных организаций, тур.фирм, агентов;

· статистика по организациям;

· выписка счета-фактуры, печать подтверждений по брони;

· внесение дополнительных услуг на предстоящую бронь;

· анализ ожидаемой загрузки;

· ведение статистики причин изменений, частичных отказов, отмен брони;

· просмотр истории брони;

· ведение «листа ожидания» с учетом уровней приоритетности;

· разработка/подбор специалистами отчетности с учетом специфики работы конкретной гостиницы.

Для расширения функциональных возможностей системы управления отелем proHotel предусмотрен принцип модульности.

Модули proHotel:

· - многомерный анализ OLAP;

· - модуль связи с бухгалтерскими системами;

· - системы контроля доступа (электронные замки);

· - модуль связи с системами управления рестораном;

· - модуль связи с фискальными регистраторами;

· - телефонный тарификатор;

· - интернет тарификатор;

· - тарификация бильярда;

· - медицинский модуль;

· - модуль управления сауной;

· - модуль управления мероприятиями;

· - платное телевидение;

· - минибары;

· - резервное сохранение данных;

· - интернет отчетность.

Русский отель– это автоматизированная система, которая включает все аспекты деятельности гостиниц и ресторанов, представляет собой единый комплекс взаимосвязанных бизнес-процессов, охватывающих основную производственную деятельность, учет, контроль и построена по технологии автоматизированных рабочих мест.

Отель-Симпл– система для автоматизации деятельности гостиниц, работает в локальной сети с выделенным или невыделенным сервером. В сетевом варианте система Отель-Симпл разделяется на несколько автоматизированных рабочих мест (АРМ) и выполняет функции администратора, кассира, коменданта, службы размещения и расчетов, системного инженера.

Информационные технологии в туристической индустрии